Meeting AI: Funktionen, Anwendungen und Vergleich

Meeting AI: Funktionen, Anwendungen und die besten Softwares

Kennst du das? Du sitzt stundenlang in Meetings und danach fragt sich jeder: Was wurde eigentlich genau besprochen? Wer macht was bis wann? Genau hier hilft Meeting AI. Diese intelligente Transkriptionssoftware sorgt dafür, dass du und dein Team Meetings einfacher, produktiver und effektiver gestalten könnt. Wie genau das funktioniert und welche Tools besonders gut sind, erfährst du jetzt.

Was genau ist Meeting AI?

Definition von Meeting AI

Meeting AI ist eine intelligente Softwarelösung, die den gesamten Prozess rund um Meetings unterstützt: Sie hilft dir vor, während und nach dem Meeting. Anders als einfache Aufnahme- oder Transkriptionstools erfasst sie automatisch wichtige Informationen, erstellt To-Dos und fasst Besprechungen kompakt zusammen.

Technische Basis: Speech to Text und NLP

Das Herzstück von Meeting AI sind moderne Sprachmodelle. Sie verwandeln gesprochene Sprache in geschriebenen Text (Speech-to-Text) und erkennen mit Hilfe von Natural Language Processing (NLP) automatisch Zusammenhänge, Aufgaben und wichtige Punkte.

Wichtige Funktionen von Meeting AI

Automatische Transkription und Sprechererkennung

Meeting AI erstellt ein automatisches Transkript deiner Meetings in Echtzeit oder als nachträgliche Mitschrift. Dabei erkennt sie automatisch, wer spricht und ordnet die Beiträge der richtigen Person zu. Unleserliche Notizen und verlorene Gesprächsinhalte gehören damit der Vergangenheit an.

KI-Zusammenfassungen und Highlights

Die Software filtert automatisch die wichtigsten Punkte heraus. Entscheidungen, offene Fragen und nächste Schritte werden übersichtlich dargestellt. Das spart dir Zeit bei der Nachbearbeitung und macht Meetings effizienter.

Automatische Erkennung von To-Dos

Meeting AI erkennt Aussagen wie „Ich übernehme das bis Mittwoch“ automatisch als Aufgabe. Diese Aufgaben können direkt der richtigen Person zugeordnet und in Projekttools wie Asana oder Trello übertragen werden. Das sorgt für eine klare Aufgabenverteilung ohne manuelles Nacharbeiten. In der Praxis bedeutet das: Du verlässt das Meeting und deine To-dos sind bereits im System angelegt, mit Frist und Zuständigkeit.

Integration von Meeting AI in deine bestehenden Tools

Gute Meeting AI Lösungen sind nahtlos in deinen bestehenden Workflow integriert. Egal, ob CRM, Projektmanagement-Tools oder Kommunikationsplattformen wie Slack – die Software arbeitet automatisch mit deinen bestehenden Systemen zusammen. So können zum Beispiel Aufgaben aus einem Meeting direkt in dein Trello-Board eingetragen oder Kundengespräche im CRM-Profil dokumentiert werden, ohne dass du einen Handgriff machen musst.

Datenschutz und Compliance

Gerade im geschäftlichen Kontext ist Datenschutz ein zentrales Thema. Meeting AI sollte so konzipiert sein, dass vertrauliche Informationen nicht unkontrolliert in fremde Hände gelangen. Sensible Gesprächsinhalte brauchen eine verlässliche Speicherung, transparente Zugriffsrechte und klare Richtlinien zur Datenverarbeitung. Unternehmen sollten deshalb darauf achten, dass die eingesetzte Lösung Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und transparente Datenschutzrichtlinien bietet. Unterliegt das Unternehmen der DSGVO, dann sollte ein auch ein Anbieter in Europa gewählt werden.

Wie verändert Meeting AI deinen Arbeitsalltag?

Praxisbeispiel 1: Vertrieb

Die Transkriptionssoftware analysiert automatisch deine Verkaufsgespräche. Die KI erkennt Einwände von Kundinnen und Kunden, markiert sie im Transkript und hilft dir dabei, gezielt Follow-up-Maßnahmen zu planen. Zusätzlich identifiziert sie Schlüsselwörter wie „Preis“, „Lieferzeit“ oder „nächster Schritt“ und schlägt passende Aktionen vor. So gehen keine wichtigen Informationen mehr verloren. Du kannst schneller reagieren, Gespräche besser auswerten und deine Abschlussquote gezielt verbessern.

Praxisbeispiel 2: Projektmanagement

Meetings im Projektmanagement werden oft lang und kompliziert. Es wird viel besprochen, doch am Ende ist oft unklar, was konkret entschieden wurde und wer welche Aufgabe übernimmt. Genau hier übernimmt Meeting AI die automatische Dokumentation. Aufgaben, Entscheidungen und Deadlines landen automatisch in deinen Tools wie Trello oder Asana. Du musst nichts mehr manuell übertragen oder zusammenfassen. Jeder weiß sofort, was zu tun ist und du sparst wertvolle Zeit für wichtigere Dinge wie die eigentliche Projektsteuerung oder kreative Lösungsfindung.

Praxisbeispiel 3: Führungskräfte

Führungskräfte verbringen oft zu viel Zeit mit administrativer Nacharbeit von Meetings. Protokolle müssen erstellt, To-Dos notiert und Follow-ups geplant werden. Mit Meeting AI wird genau dieser Aufwand drastisch reduziert:  Regelmeetings werden automatisch mitgeschrieben, Aufgaben klar zugeordnet und relevante Informationen übersichtlich aufbereitet. Das Ergebnis: Führungskräfte können sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren, Entscheidungen treffen und ihre Teams gezielt weiterentwickeln, statt Zeit mit manueller Nachbereitung zu verlieren.

Die besten Meeting AI Softwares im Vergleich

Sally AI

Sally AI ist eine All-in-One-Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt wurde. Sally nimmt automatisch an deinen Meetings teil, transkribiert sie  und erstellt intelligente Zusammenfassungen. Außerdem erkennt Sally automatisch Aufgaben, ordnet sie direkt den richtigen Personen zu und integriert sich in all deine Tools. Dabei legt Sally großen Wert auf Datenschutz und arbeitet DSGVO-konform auf europäischen Servern.

Perfekt für Unternehmen, die Datenschutz, klare Strukturen und effiziente Workflows schätzen.

tl;dv

Diese Software fokussiert auf die Videoaufzeichnung und das Teilen von Meeting-Highlights. Ideal, wenn du in einem internationalen Team arbeitest oder asynchron kommunizierst. tl;dv bietet eine intuitive Bedienung und erlaubt es dir, wichtige Meeting-Ausschnitte gezielt mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen.

Super für Remote-Teams, die Meetings flexibel nachbereiten möchten.

Microsoft Teams Premium (Copilot)

Microsoft Teams bietet mit Copilot eine integrierte KI-Lösung an. Meetings werden in Echtzeit transkribiert, wichtige Punkte automatisch hervorgehoben und direkt in Microsoft Teams gespeichert. So bleiben alle Informationen innerhalb deines bestehenden Systems. Allerdings funktioniert Copilot ausschließlich im Microsoft-Universum. Wer andere Tools nutzt oder flexibel zwischen Systemen wechseln möchte, stößt schnell an Grenzen. Eine automatisierte Übergabe von Aufgaben oder Inhalten an externe Tools ist aktuell nicht vorgesehen.

Perfekt für Teams, die tief im Microsoft-Ökosystem integriert sind, eine nahtlose Lösung suchen und keine fortgeschrittenen Funktionen brauchen.

Zoom AI Companion

Zoom bietet mit dem AI Companion ebenfalls eine integrierte Meeting AI an. Neben automatischer Transkription liefert Zoom kompakte Zusammenfassungen nach Meetings. Du kannst sogar Fragen zum Meetinginhalt an die KI stellen und erhältst schnelle Antworten. Allerdings bist du dabei komplett an das Zoom-Ökosystem gebunden. Eine Weiterverarbeitung der Meetingdaten in anderen Tools ist aktuell nicht vorgesehen, was vor allem dann problematisch ist, wenn du mit externen Projekt- oder CRM-Systemen arbeitest.

Ideal für Teams, die ausschließlich Zoom für Videokonferenzen nutzen und dort alles zentral managen möchten.

Fazit: Warum Meeting AI ein echter Gamechanger ist

Meeting AI macht deine Meetings produktiver und spart jede Menge Zeit. Statt endloser manueller Protokolle hast du alle wichtigen Infos automatisch zusammengefasst und organisiert. Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den inhaltlichen Austausch und strategische Aufgaben.

Wichtig ist, dass du die richtige Software für deinen Bedarf wählst. Nutze daher unbedingt die kostenlosen Testphasen der Tools, um herauszufinden, welches am besten zu deinem Unternehmen passt. Starte am besten noch heute und teste Sally kostenlos! Hier geht's zur Sally Anmeldung.