Die besten KI-Tools für Meetings: Ein umfassender Vergleich

Mit KI-Tools Meetings schlauer machen statt länger

Meetings kosten Zeit. Und oft gehen wichtige Infos trotzdem verloren. Wer hat was gesagt? Was war die Entscheidung? Wer macht jetzt was? KI-Tools für Meetings nehmen dir genau diese Arbeit ab. Sie schreiben mit, fassen zusammen und erkennen automatisch Aufgaben. Es gibt es viele gute Tools auf dem Markt – aber welches passt zu dir?

In diesem Artikel bekommst du einen klaren Überblick über die besten Tools. Du erfährst, worauf es ankommt und was jedes Tool besonders gut kann. Damit du schneller entscheidest – und nie wieder mitschreiben musst.

Was macht ein gutes KI-Tool für Meetings aus?

Wenn du ein Tool auswählst, achte auf diese Punkte:

• Transkriptionsgenauigkeit: Erkennt das Tool auch Fachbegriffe, verschiedene Sprecher und Akzente?
• Gute Zusammenfassungen: Fokussiert es auf das Wesentliche? Werden Aufgaben und Entscheidungen klar?
• Aufgaben-Erkennung: Erkennt es automatisch To-Dos? Werden sie zugewiesen oder exportiert?
• Mehrsprachigkeit: Funktioniert es auf Deutsch, Englisch und Co.? Versteht es auch gemischte Meetings?
• Datenschutz: Wo werden Daten gespeichert? Ist es DSGVO-konform?
• Einfache Bedienung: Ist das Tool leicht zu starten und zu verstehen?
• Preis-Leistung: Gibt es einen Free-Plan? Sind die Funktionen den Preis wert?
• Integration: Funktioniert es mit Zoom, Meet, Teams? Werden Aufgaben in Asana, Notion oder Slack übertragen?

Die besten KI-Tools für Meetings im Detail

Sally AI - Das Allrounder KI-Tool für Meetings

Sally ist ein leistungsstarkes Tool aus Europa mit Fokus auf Datenschutz, Aufgabenverfolgung und Team-Analyse.

Vorteile:

• DSGVO-konform, EU-Server
• Erkennt automatisch Aufgaben, Ziele und Einwände
• Integration mit Google Meet, Teams, Zoom, Slack, Asana, HubSpot u.v.m.
• Gute Zusammenfassungen auf Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen
• Meeting-Analytics mit Redeanteil, Füllwörtern und mehr
• Vor-Ort Meetings (inkl. App)
• Günstiger Preis: ab 8 € pro Monat

Nachteile:

• Eher sachlicher Ton in der Zusammenfassung

Otter.ai - KI-Tool mit Echzeit-Transkription im Meeting

Bekanntes US-Tool mit guter Echtzeit-Transkription und praktischer Chat-KI.

Vorteile:

• Live-Transkription und Untertitel
• Automatische Zusammenfassungen mit Aufgabenübersicht
• Chatbot: Fragen zum Meeting stellen (z. B. „Was hat Anna gesagt?“)
• Gute App für unterwegs
• Solide Free-Version (300 Min/Monat)

Nachteile:

• Hauptsächlich auf Englisch optimiert
• Daten werden in den USA gespeichert
• Weniger starker Fokus auf Aufgabenintegration in Tools wie Asana

Fireflies.ai - KI-Tool mit Sprachenvielfalt in Meetings

Ein Allrounder mit vielen Funktionen, starkem Preis-Leistungs-Verhältnis und Sentiment-Analyse.

Vorteile:

• Erkennt 60+ Sprachen, inkl. automatischer Spracherkennung
• Aufgabenübertragung in Slack, Trello, CRM-Systeme etc.
• Stimmungsauswertung: War das Meeting eher positiv oder kritisch?
• Günstig: Pro-Version ab 10€/Monat
• Viel Speicher auch in der kostenlosen Version

Nachteile:

• US-Hosting trotz DSGVO-Angabe
• Kein starkes Coaching- oder Reporting-Modul
• Nutzer berichten gelegentlich von Verbindungsproblemen

tl;dv - KI-Tool für Clips und Highlights

KI-Tool optimal für kleine Ausschnitte (Clips) aus dem Meeting.

Vorteile:

• Kann Clips bzw. Highlights aus dem Meeting erstellen
• Über 30 Sprachen unterstützt
• AI-Coaching: Wie gut moderierst du Meetings?
• Datenhaltung in der EU, DSGVO-konform

Nachteile:

• Nur 10 KI-Zusammenfassungen/Monat im Free-Plan
• Bot verpasst manchmal Meetings im Gratis-Modus
• Zusammenfassungen auf Deutsch nicht ganz so stilsicher wie auf Englisch

Tucan.ai - Solides KI-Tool für Meetings mit hohen Datenschutz Standards

Eine solide Option mit höchsten Datenschutz Richtlinien. Für volle Kontrolle über die Daten.

Vorteile:

• Hosting ausschließlich in Deutschland (Hetzner)
• Auch als On-Premise-Lösung nutzbar
• Spezielle Funktionen für juristische, öffentliche und forschungsnahe Bereiche
• Automatisierte Zusammenfassungen mit Quellenangabe
• Templates & Analysefunktionen über Dokumente hinaus

Nachteile:

• Kein öffentlicher Free-Plan
• Bedienung eher sachlich-technisch
• Keine mobile App oder Echtzeit-Zusammenfassung

Extras mancher KI-Tools für Meetings, die dir im Alltag helfen

Diese Funktionen bieten manche Tools oben drauf:

• Aufgaben automatisch in dein Task-Tool übertragen
• Coaching: Redeanteil, Füllwörter, Fragequote
• Reports über viele Meetings hinweg
• Follow-up-Erinnerungen direkt nach dem Termin
• Meeting-Vorlagen für unterschiedliche Zwecke

Fazit: Das richtige KI-Tool für Meetings spart Zeit, Nerven und vergessene Aufgaben

KI-Tools für Meetings helfen dir, strukturierter zu arbeiten. Sie protokollieren automatisch, halten Entscheidungen fest und erinnern dich an offene Punkte. Die besten Tools unterscheiden sich vor allem bei Datenschutz, Preis, Integration und Zusatzfunktionen. Wenn du viele Meetings hast, lohnt sich ein Test auf jeden Fall. Fast alle Anbieter bieten kostenlose Versionen oder Demos. So findest du schnell heraus, welches Tool zu dir passt. Und brauchst nie wieder mitzuschreiben.