Meeting transkribieren: So funktioniert’s automatisch & datenschutzkonform

Meetings zu transkribieren – also Besprechungen automatisch mitschreiben zu lassen – kann unglaublich praktisch sein. Nie wieder handschriftliche Protokolle, keine vergessenen Aufgaben: Eine KI hört zu und hält alles fest. Doch gerade in Deutschland stellt sich sofort die Frage: Ist das überhaupt datenschutzkonform? Darf man einfach Meetings aufzeichnen? Und was ist mit sensiblen Inhalten, die in fremde Cloud-Server gelangen? In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du Meetings automatisch transkribieren kannst und dabei den Datenschutz (insb. DSGVO) einhältst. Schritt für Schritt, klar verständlich.

Warum Meetings transkribieren?

Bevor wir ins „Wie“ gehen, kurz zum „Warum“:

Komplette Dokumentation: Ein Transkript enthält alle Gesprächsinhalte, nicht nur stichpunktartige Notizen. So geht keine Information verloren.

Fokus im Meeting: Wenn eine KI mitschreibt, müssen Teilnehmer nicht mehr selbst protokollieren und können sich voll aufs Gespräch konzentrieren. Hinterher kannst du alles in Ruhe nachlesen.

Automatische Protokolle & To-Dos: Moderne Meeting-Transkriptionstools (z. B. Sally AI) erstellen automatisch Zusammenfassungen und Aufgabenlisten aus dem Gespräch. Das spart Zeit in der Nachbereitung.

Barrierefreiheit & Suche: Transkripte machen Meetings für Hörgeschädigte zugänglich und ermöglichen die spätere Stichwortsuche im Text.

Angenommen, du möchtest diese Vorteile nutzen. Dann stellen sich zwei zentrale Aspekte: die richtige Technik und die rechtlichen Spielregeln. Beides beleuchten wir im Folgenden.

Schritt 1: Einwilligung einholen (Rechtliche Voraussetzung)

Noch bevor du ein Meeting aufzeichnest oder transkribierst, klär diesen wichtigen Punkt: Alle Teilnehmer müssen zustimmen. Laut DSGVO gilt eine Gesprächsaufzeichnung und -transkription als Verarbeitung personenbezogener Daten. Du kannst das nicht einfach eigenmächtig tun – es braucht eine Rechtsgrundlage. In der Praxis ist das fast immer die Einwilligung der Teilnehmer. Was tun?

Vor dem Meeting ankündigen: Teile den Eingeladenen mit, dass du das Meeting aufnehmen/transkribieren möchtest. Am besten schriftlich in der Einladung (z. B. "Hinweis: Dieses Meeting wird zu Dokumentationszwecken aufgezeichnet und transkribiert.").

Zu Beginn des Meetings fragen: Starte das Gespräch damit, alle darauf hinzuweisen: "Ist es für alle in Ordnung, wenn unser KI-Tool das Meeting mitschreibt? Die Daten werden vertraulich behandelt." Lass eine aktive Zustimmung erfolgen – beispielsweise durch mündliche Bestätigung oder ein Handzeichen in der Videokonferenz.

Dokumentieren: Halte fest, dass alle zugestimmt haben (z. B. im Protokoll vermerken: "Teilnehmer stimmten der Aufzeichnung zu"). So bist du auf der sicheren Seite, falls später Fragen aufkommen.

Ablehner respektieren: Sollte jemand nicht einverstanden sein, erzwing es nicht. Du kannst dann entweder auf die Transkription verzichten oder versuchen, diese Person im Nachhinein zu überzeugen bzw. separat Protokoll zu führen. Wichtig: Ohne Einwilligung fortzufahren, verstößt gegen Datenschutz und kann im schlimmsten Fall zu Beschwerden führen.

Ausnahmen: In manchen Fällen könnte es andere Rechtsgrundlagen geben (z. B. betriebliche Vereinbarung oder bei öffentlichen Sitzungen). Aber für die meisten Standard-Meetings im Berufsalltag: Hol einfach die Einwilligung ein – das ist der einfachste und transparenteste Weg.

Haben nun also alle zugestimmt, können wir zum technischen Teil schreiten. Zu unseren Best-Practices, um das Meeting datenschutzkonform transkribieren zu lassen, gelangst du hier.

Schritt 2: Das richtige Transkriptions-Tool auswählen (datenschutzkonform)

Der Markt bietet zahlreiche KI-Notetaker und Transkriptionsdienste. Aber Achtung: Nicht alle sind aus Datenschutz-Sicht unbedenklich. Viele bekannte Dienste speichern Daten in den USA, wo kein gleichwertiger Datenschutz wie in der EU garantiert ist. Beispielsweise:

• Otter.ai – Echtzeit-Transkription, aber "wird in den USA gehostet". Für strenge DSGVO-Standards problematisch.
• Zoom Cloud Recording/Transcription – Server-Standort hängt vom Account ab; bei kostenfreien Accounts oft weltweit verteilt.

Stattdessen gibt es zum Glück Tools, die speziell auf DSGVO-Konformität achten:

• Sally AI (Deutschland): Ein KI-Meeting-Assistent, der auf EU-Servern läuft und mit Datenschutz im Design entwickelt wurde. Er transkribiert Meetings direkt und erstellt Zusammenfassungen, während alle Daten in Deutschland/Europa bleiben.
• Amberscript (Niederlande): Kein Meeting-Bot, aber DSGVO-konforme Transkription von Uploads, auch mit menschlicher Korrektur.

Sprich im Unternehmen mit deiner IT- oder Datenschutzabteilung. Wichtig ist: Wähle einen Dienst mit Servern in der EU und idealerweise einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Zusammengefasst:

• Bevorzuge EU-basierte Tools.
• Lies Datenschutzrichtlinien genau.
• Schließe ggf. einen AV-Vertrag ab.

Hast du dein datenschutzkonformes Tool ausgesucht? Prima, dann richten wir es ein.

Schritt 3: Tool einrichten und Meeting aufzeichnen (automatisch)

Nun zur praktischen Umsetzung: Wie läuft das Meeting-Transkribieren technisch ab? Das hängt vom Tool ab, aber typischerweise so:

Variante A: KI-Meeting-Assistent (z. B. Sally)

• Du integrierst das Tool in deinen Kalender oder deine Videokonferenz. Oft läuft es so: Du gibst dem Tool Zugang zum Kalender, und es tritt dann automatisch Meeting-Terminen bei. Oder du lädst einen speziellen Gast (z. B. „Sally AI“) als Teilnehmer in die Kalender-Einladung ein.
• Beim Start des Meetings siehst du dann einen zusätzlichen Teilnehmer (den Bot). Dieser zeichnet nun alles auf. Meistens bekommst du noch eine Ansage wie "This meeting is being recorded" – was gut ist, denn so wissen auch Späteinsteiger Bescheid.
• Während des Meetings transkribiert die KI im Hintergrund. Manche Tools zeigen live Untertitel an, andere nicht.
• Wichtig: Sag vielleicht nochmal, wer dieser mysteriöse Teilnehmer ist ("Wir haben heute unseren Meeting-Assistenten dabei, der protokolliert").
• Am Ende des Meetings verlässt der Bot, und du erhältst kurz darauf das Transkript, plus Zusammenfassung, per Mail oder in der App.

Variante B: Aufzeichnen + später transkribieren (z. B. via Amberscript oder Offline)

• Wenn kein Live-Bot genutzt wird, kannst du das Meeting z. B. mit der in Zoom/Teams integrierten Recording-Funktion aufnehmen. Hinweis: Auch hier immer auf Zustimmung achten!
• Du erhältst eine Audio/Video-Datei (MP4, etc.) nach dem Meeting.
• Lade diese Datei dann in ein Transkriptions-Tool, das DSGVO-konform ist, hoch – z. B. Amberscript oder ein Offline-Tool wie noScribe/Whisper auf deinem eigenen Rechner. Komplett offline ist natürlich maximal datenschutzfreundlich.
• Das Tool verarbeitet die Datei und gibt dir das Transkript.

In allen Fällen: Kommunikation ist wichtig – alle sollen wissen, dass transkribiert wird. Meistens wird das aber gut sichtbar angezeigt (bei Zoom z. B. ein roter Punkt und Hinweis "Recording").

Schritt 4: Nach dem Meeting – Umgang mit dem Transkript

Du hast jetzt ein Transkript deines Meetings. Wie geht es damit weiter?

Durchsehen und Korrigieren: Auch wenn die KI 90 % richtig hat, schau mal drüber. Manchmal tauchen lustige Fehler auf, gerade bei Fachbegriffen oder Namen. Korrigiere diese, vor allem wenn das Protokoll noch offiziell verteilt wird. (Beispiel: Aus "Frau Römer" macht die KI "Frau Rome" – das willst du anpassen.)

Zusammenfassung prüfen: Tools wie Sally liefern eine Zusammenfassung. Check, ob die wichtigsten Punkte wirklich drin sind und ob nichts Kritisches falsch interpretiert wurde. (KI macht das erstaunlich gut, aber Verifikation schadet nie.)

Vertrauliches entfernen: Sollte im Transkript etwas stehen, was nicht für alle Augen gedacht ist (z. B. Personalnummern, medizinische Details, etc.), überleg dir, ob du das im verteilten Protokoll schwärzen bzw. entfernen solltest. Auch wenn die Aufnahme DSGVO-konform war, heißt das nicht, dass das Transkript frei verteilt werden darf. Grundsatz: Teile nur, was nötig ist.

Speicherung und Zugriff: Lege fest, wo das Transkript abgelegt wird – z. B. im Firmenlaufwerk oder einem Projektmanagement-Tool. Achte darauf, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. Viele Tools erlauben automatische Löschung nach x Tagen – nutze das, damit Daten nicht länger als nötig gespeichert bleiben.

Nutzung: Jetzt kannst du das Transkript wie ein Protokoll verwenden – z. B. Highlights in einer E-Mail zusammenfassen, wörtliche Zitate entnehmen oder offene Punkte in eine To-do-Liste übertragen. Einige Tools machen Letzteres automatisch: Sally AI erkennt z. B. Aufgaben, listet sie auf und kann sie automatisch in über 5000 Tools übertragen.

Datenschutz-Tipps bei Nutzung von Meeting-Transkription

Neben der Zustimmung gibt es ein paar weitere Best Practices, um datenschutzkonform zu bleiben:

Datensparsamkeit: Transkribiere nicht jedes Meeting blindlinks, nur weil es geht. Für ein tägliches 5-Minuten-Standup brauchst du kein detailliertes Transkript. Wäge ab, wo es Mehrwert bringt und wo es überflüssig ist.

Schulung der Mitarbeitenden: Stell sicher, dass alle, die solche Tools nutzen, um die Regeln wissen – z. B. dass keine Aufzeichnung ohne Zustimmung gemacht werden darf, oder dass keine sensiblen Informationen in ein unzuverlässiges geladen werden.

Vertraulichkeit zusichern: Nimm ggf. eine Klausel in Meeting-Einladungen auf, dass die Transkripte vertraulich behandelt werden und nicht an Unbefugte weitergegeben werden.

Technische Maßnahmen: Wenn möglich, nutze Tools, die Ende-zu-Ende-verschlüsselt speichern oder lokale Speicherung anbieten. Beispiel: Manche Dienste bieten an, den KI-Assistenten self-hosted zu betreiben, sprich auf deinen Servern. Das ist die datenschutzfreundlichste Variante, aber auch aufwendiger.

Kein Zwang für Mitarbeitende: Besonders im sensiblen HR-Bereich gilt: Du kannst niemanden verpflichten, sich transkribieren zu lassen. Wenn sich jemand unwohl fühlt, respektiere das. Ggf. schaffst du Alternativen (z. B. Transkription ohne Namen, oder nur Ergebnisse statt Wortlaut festhalten).

Beispiel: DSGVO-konformes Transkriptions-Tool in Aktion

Angenommen, dein Team nutzt Sally AI:

• Vor dem ersten Einsatz erklärt der Projektleiter kurz: "Wir haben jetzt einen KI-Assistenten, der unser Meeting protokolliert. Die Daten bleiben auf deutschen Servern, wir haben alle Datenschutzrichtlinien eingehalten. Bitte sagt Bescheid, wenn jemand Bedenken hat."
• Alle sind einverstanden. Im Meeting siehst du dann "Sally" als Teilnehmer.
• Das Meeting läuft normal ab.
• Nach dem Meeting bekommt jeder Teilnehmer per E-Mail einen Link zur Meeting-Zusammenfassung und dem Transkript (passwortgeschützt - aus Datenschutzgründen).
• Dort steht übersichtlich: Zusammenfassung (z. B. 5 Bulletpoints mit Ergebnissen), Aufgaben (z. B. "Max – schickt Folien bis Freitag"), und das vollständige Transkript mit sprechergetrenntem Text. All das kann natürlich auch direkt ins CRM oder Aufgabenmanagement Tool übertragen werden.
• Der Leiter lädt das PDF des Transkripts ins interne Projektlaufwerk hoch, zugänglich nur für Meetingteilnehmer.
• Nach zwei Monaten löscht das Unternehmen automatisiert die Transkripte von alten Meetings vom Sally-Server (Einstellungsmöglichkeit genutzt), da sie dann nicht mehr benötigt werden.

Somit ist alles ordentlich dokumentiert und trotzdem die Privatsphäre gewahrt.

Fazit: Automatisch & datenschutzkonform – es geht!

Ein ganzes Meeting mitzuschreiben muss kein personeller Kraftakt mehr sein. Automatische Transkriptionslösungen bieten eine bequeme Möglichkeit, alle Gesprächsinhalte festzuhalten. Gleichzeitig sind wir in Europa mit strengen Datenschutzregeln konfrontiert – aber diese schließen den Einsatz solcher Tools nicht aus. Sie erfordern nur etwas Umsicht:

• Erlaubnis einholen: Ohne Zustimmung kein Mitschnitt. Das ist der wichtigste Schritt.
• Geeignetes Tool wählen: Setz nach Möglichkeit auf europäische oder datenschutzgeprüfte Dienste.
• Transparenz und Kontrolle: Informiere alle Beteiligten und behalte die Hoheit über die erzeugten Daten (speichere/lösche sie gezielt).

Wenn du diese Punkte beherzigst, funktioniert Meeting-Transkription automatisch und datenschutzkonform. Du profitierst von vollständigen Protokollen und dein Team kann sich aufs Wesentliche konzentrieren – ohne später Diskussionen über „wer hat was gesagt“ und ohne Bauchschmerzen wegen DSGVO-Verstößen.

In Zukunft könnten solche KI-Assistenten so normal werden wie heute E-Mail – jetzt ist ein guter Zeitpunkt, dich damit vertraut zu machen, um von der Konkurrenz nicht abgehangen zu werden.

Sally kannst du 4 Wochen kostenlos testen.