DSGVO-konformer Einsatz von Sally: So geht’s richtig einfach

Wenn du mit Sally arbeitest, möchtest du, dass alles reibungslos läuft – für dich, für die Teilnehmer*innen im Meeting, aber auch rechtlich. In diesem Artikel zeigen wir dir zwei Wege, wie du Sally DSGVO-konform nutzen kannst:

1. mit aktiver Zustimmung aller Teilnehmenden
2. ohne aktive Zustimmung, aber trotzdem rechtlich sicher

Beide Varianten lassen sich einfach umsetzen und bringen Klarheit für alle.

Weg 1: Aktive Zustimmung – schnell, sauber, sicher

Der sicherste Weg, um Sally in einem Meeting einzusetzen, ist die ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmenden. Und das geht einfacher, als viele denken.

So läuft es ab:

• Vor dem Meeting schreibst du in die Kalendereinladung einen kurzen Hinweis, zum Beispiel:
  „Wir nutzen Sally, unseren DSGVO-konformen Meeting-Bot von einem deutschen Unternehmen. Er schreibt live mit, nimmt auf und fasst das Gespräch zusammen. Sag bitte zu Beginn kurz 'ja', wenn das für dich passt.“
• Zu Beginn des Meetings sagst du etwas wie:
  „Hi zusammen, zur Info: Unser Bot Sally ist dabei, nimmt auf, schreibt live mit und erstellt nach dem Call eine Zusammenfassung für alle. Sally ist komplett DSGVO-konform und erleichert uns allen das Leben. Passt das für euch?“
• Sagen die Teilnehmer kurz „Ja“ oder nicken, ist schon alles geregelt.
• Sally blendet zusätzlich automatisch eine Info im Meeting ein:
  „[Username] added Sally.de to the meeting (transcription enabled). Type 'opt out' to delete meeting data. View Privacy Policy: https://sally.de/privacy.“
• Sollte jemand nicht einverstanden sein, kann er oder sie einfach „opt out“ tippen. Sally verlässt dann sofort das Meeting, und löscht alle  Meetingdaten direkt und rückwirkend.

Warum das DSGVO-konform ist:

• Du informierst vorab und im Meeting – das ist Pflicht.
• Du bekommst eine klare Zustimmung – das ist erlaubt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Du ermöglichst den Widerruf – das ist jederzeit notwendig.

Damit bist du auf der sicheren Seite und machst den Einsatz von Sally für alle transparent.

Weg 2: Ohne aktive Zustimmung – trotzdem rechtlich in Ordnung

Es gibt auch Situationen, in denen du keine aktive Zustimmung einholen möchtest oder kannst – zum Beispiel in größeren Meetings oder bei wiederkehrenden Calls im Team. Auch das kann DSGVO-konform sein, wenn du ein paar Dinge beachtest. Das Zauberwort heißt: „berechtigtes Interesse“.

Was das bedeutet:

Du darfst personenbezogene Daten auch verarbeiten, wenn du ein legitimes Interesse daran hast – zum Beispiel um Meetings effizienter zu gestalten oder wichtige Inhalte automatisch zu protokollieren. Die Voraussetzung: Du musst die Teilnehmer*innen informieren und ihre Rechte wahren.

Was du dafür brauchst:

• Stelle Audio- und Videoaufnahmen aus.
  Sally darf das Gesprochene live in Text umwandeln, zusammenfassen und wichtige Punkte extrahieren, aber keine Aufnahme speichern. Damit vermeidest du ein Verbot nach § 201 StGB (heimliche Tonaufnahme).
• Klare Information vor dem Meeting.
  Schreib in die Einladung zum Beispiel:
  „Unser Meeting wird live von Sally transkribiert. Es findet keine Audioaufnahme statt. Bei Fragen oder Widerspruch bitte einfach ‘opt out’ im Chat schreiben.“
• Sallys automatische Nachricht im Meeting:
  „[Username] added Sally.de to the meeting (transcription enabled). Type 'opt out' to delete meeting data. View Privacy Policy: https://sally.de/privacy."
• Sichtbarkeit im Meeting:
  Sally ist als Bot sichtbar, zum Beispiel als Teilnehmer.
• Opt-out-Möglichkeit für Teilnehmende:
  Jede*r kann jederzeit „opt out“ schreiben – und Sally löscht dann alle Daten zu diesem Meeting.

Warum das DSGVO-konform ist:

• Du informierst rechtzeitig → Transparenzpflicht erfüllt.
• Du speicherst keine sensiblen Rohdaten wie Ton oder Video → geringes Risiko.
• Du gibst eine einfache Möglichkeit zum Widerspruch → Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
• Du hast ein nachvollziehbares Interesse → berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Du dokumentierst das Ganze intern (z. B. ein kurzes Memo zur Interessenabwägung) → Nachweispflicht erfüllt.

Fazit

Du hast zwei einfache Wege, wie du Sally ganz entspannt und DSGVO-konform einsetzen kannst:

• Mit Zustimmung: Frag zu Beginn des Meetings kurz, ob’s für alle passt. Zustimmung und alles ist geregelt.
• Ohne Zustimmung: Wenn du keine Aufnahme speicherst, aber alle fair informierst und Opt-out anbietest (macht Sally automatisch), bist du auch ohne explizites „Ja“ auf der sicheren Seite.
• Unsere Empfehlung: Frag am Beginn einfach kurz nach Zustimmung. Dann ist alles zu 100% geregelt und alle profitieren von Sally. Betone unsere komplett DSGVO-konforme Software und Praktiken sowie, dass alle Meetingteilnehmer am Ende profitieren.

Disclaimer: Es handelt sich hierbei nicht um keine Rechtsberatung