Was ist Copilot? Erklärung, Anwendung und viel mehr!

1. Was ist überhaupt ein „Copilot“?

Stell dir vor, du sitzt in einem Flugzeug. Der Pilot fliegt – aber rechts neben ihm sitzt jemand, der hilft: der Copilot. Genau so kannst du dir Microsoft Copilot vorstellen. Du bist der Mensch, der Entscheidungen trifft. Und Copilot ist dein digitaler Assistent. Er greift dir unter die Arme. Er schreibt mit, denkt mit, schlägt vor. Aber: Du bleibst in Kontrolle.

Copilot ist also keine Maschine, die übernimmt. Sondern eine, die unterstützt. Es ist keine Magie, aber es fühlt sich manchmal so an.

2. Wie funktioniert Copilot?

Hinter Copilot steckt künstliche Intelligenz – genauer gesagt ein sogenanntes „Large Language Model“. Das bedeutet: Copilot kann Sprache verstehen, Inhalte zusammenfassen und neue Texte schreiben. Er versteht Fragen und antwortet darauf. Und zwar nicht mit einem Satz, sondern so, wie du es brauchst: kurz, lang, sachlich, locker – je nachdem, wie du fragst.

Wenn du Copilot in Word, Outlook oder Excel etwas sagst, passiert Folgendes:
Deine Eingabe wird analysiert. Dann schaut Copilot in deinen Arbeitskontext – also zum Beispiel in deine E-Mails, deine Dateien, deine Kalendertermine. Natürlich nur, wenn du die Berechtigung erteilt hast. Die Infos werden ergänzt, dann geht alles an das KI-Modell, z. B. GPT-4. Danach prüft Microsoft die Antwort auf Sicherheit und Datenschutz – und erst dann siehst du das Ergebnis.

Im Hintergrund nennt sich das „Orchestrierung“. Für dich fühlt es sich an wie ein smarter Chat. Für Microsoft ist es eine Kette aus Technik, Regeln und Datenschutz.

3. Wo steckt Copilot überall drin?

Kurz gesagt: fast überall, wo du mit Microsoft arbeitest.

In Word hilft er beim Schreiben. Er fasst Texte zusammen, schreibt Entwürfe, formuliert um.
In Excel erkennt er Muster, erstellt Diagramme, schreibt Formeln – alles in natürlicher Sprache.
In Outlook fasst er E-Mails zusammen, schreibt Antworten, priorisiert deinen Posteingang.
In PowerPoint baut er Präsentationen aus deinen Notizen.
In Teams erstellt er eine Transkription.
In OneNote, Loop, Whiteboard, OneDrive und SharePoint ist er ebenfalls integriert.

In Windows 11 gibt es eine eigene Copilot-Taste. Damit öffnest du die Seitenleiste – wie einen Chat. Dort kannst du z. B. sagen: „Mach mein Display heller“ oder „Erklär mir, was diese App macht“. Auf neuen sogenannten „Copilot+ PCs“ funktioniert das sogar lokal – also ohne Internet.

Im Edge-Browser sitzt Copilot rechts in der Seitenleiste. Er fasst Webseiten zusammen, hilft beim Schreiben und kann sogar den Bildschirm analysieren – mit deiner Zustimmung.

Es gibt auch mobile Apps, in denen Copilot mitkommt: auf deinem Handy, unterwegs – mit Zugriff auf deine Dateien und deinen Kalender.

4. Was kann Copilot konkret tun?

Ein paar Beispiele aus dem Alltag:

• Du hast eine lange E-Mail-Konversation? Copilot macht dir eine knackige Zusammenfassung.
• Du brauchst eine PowerPoint über ein Thema? Copilot zieht Inhalte aus Word, OneNote oder dem Web – und baut dir die Folien.
• Du weißt nicht, welche Excel-Formel du brauchst? Sag einfach: „Zeige mir alle Verkäufe über 500 Euro im März.“ Copilot macht den Rest.
• Beim Meeting hat niemand mitgeschrieben? Copilot kann bei Teams Meetings mitschreiben.
• Du suchst Unterschiede zwischen zwei Dokumenten? Copilot zeigt dir, was sich inhaltlich verändert hat – ohne dass du alles lesen musst.

Neu sind auch Audio-Zusammenfassungen. Copilot kann z. B. ein Word-Dokument lesen und als Zwei-Personen-Podcast zusammenfassen. Du hörst zu, statt zu lesen.

In OneDrive kannst du Dateien vergleichen, Inhalte automatisch analysieren oder zusammenfassen lassen.

Auch spannend: Die Funktion „Click to Do“. Du markierst Text auf dem Bildschirm – egal wo – und Copilot schlägt dir vor, ihn zu kürzen, zu übersetzen oder Fragen dazu zu stellen.

5. Welche Varianten von Copilot gibt es?

Es gibt nicht den Copilot, sondern mehrere Varianten:

Copilot Free – kostenlos. Du kannst einfache Fragen stellen, Texte generieren, Bilder erstellen (mit Limits). Schon hier kannst du viel ausprobieren.

Copilot Pro – kostet rund 22 € im Monat. Du bekommst besseren Zugang zu GPT-4 Turbo, mehr Bild-Kapazität und kannst Copilot auch in den Web-Versionen von Word, Excel und Co. nutzen. Für die Desktop-Programme brauchst du zusätzlich Microsoft 365 Personal oder Family.

Copilot für Microsoft 365 – richtet sich an Unternehmen. Er kostet etwa 28 € pro Nutzer und Monat zusätzlich zur normalen Microsoft 365 Lizenz. Der große Vorteil: Er kennt deine Arbeitsdaten. Und er respektiert deine Zugriffsrechte.

Copilot Studio – damit kannst du eigene Assistenten bauen. Ohne viel Code. Du kannst z. B. sagen: Wenn jemand eine Frage zur Urlaubsregelung stellt, soll Copilot automatisch im HR-Handbuch nachschauen und eine Antwort geben. Das geht mit Datenquellen, Konnektoren und Regeln – fast wie ein Baukasten. Beim Preis bewegt man sich hier bereits bei ca. 200 €. Relevant ist Copilot Studio aber oft nur für Experten.

6. Was ist besonders an Copilot?

Copilot ist kein losgelöster Chatbot wie viele andere. Er ist tief eingebaut.
Er kennt deine Daten. Er weiß, mit wem du arbeitest. Und er weiß, was du gestern gemacht hast.

Das macht seine Antworten so nützlich – sie sind kontextbezogen. Und trotzdem sicher. Denn Copilot darf nur das sehen, was du selbst auch sehen dürftest.

Das spart dir Zeit, Klicks und Denkprozesse.
Statt zwischen Programmen zu springen, arbeitest du einfach weiter.
Copilot ergänzt, was fehlt – und gibt dir den nächsten Schritt.

7. Was Copilot (noch) nicht kann

Copilot ist ein starkes Werkzeug – aber er hat auch seine Grenzen.

Er eignet sich nicht für kreative Schreibprojekte mit komplexem Aufbau oder erzählerischer Tiefe. Dafür ist ChatGPT oft die bessere Wahl. Auch strategisches Denken oder visionäre Ideen liefert Copilot nur eingeschränkt.

Und wenn deine Ordnerstruktur chaotisch ist oder du keine Zugriffsrechte auf relevante Inhalte hast, kann auch Copilot wenig tun. Er braucht gute Daten, um gute Antworten zu liefern.

Ein konkretes Beispiel: Die Meeting-Transkription in Teams funktioniert – aber sie ist noch recht oberflächlich. Viele spezialisierte Transkriptionstools sind hier deutlich ausgereifter. Sie liefern bessere Zusammenfassungen, automatische To-Dos, Exportfunktionen und teils sogar Sprach- und Sprecheranalysen.

Außerdem: Manche Funktionen befinden sich noch in der Vorschau, andere sind bislang nur auf Englisch verfügbar. Und viele der neuesten Features erfordern spezielle Copilot+ PCs mit entsprechender Hardware.

8. Was brauche ich, um Copilot zu nutzen?

Zunächst brauchst du ein Microsoft-Konto.
Dann kommt es auf die Variante an:

• Für die kostenlose Version reicht ein normaler Microsoft-Account.
• Für Copilot Pro brauchst du ein Abo.
• Für Copilot für Microsoft 365 brauchst du zusätzlich eine kompatible Microsoft-365-Lizenz (z. B. Business Standard oder E3).
• Für Copilot Studio brauchst du Zugang zur Plattform und eventuell ein Azure-Konto.

Auf mobilen Geräten musst du die Copilot-App installieren – oder die Microsoft 365 App, in der Copilot ebenfalls enthalten ist.

9. Für wen ist Copilot sinnvoll?

Eigentlich für fast alle, die digital arbeiten:

• Büroarbeiter*innen, die viel schreiben, lesen oder planen.
• Projektmanager, die Meetings dokumentieren und Aufgaben verteilen.
• HR-Teams, die Fragen beantworten oder Schulungen vorbereiten.
• Marketing, das Inhalte erstellen oder analysieren will.
• Vertrieb, das Angebote vorbereitet und Kundenkommunikation schreibt.
• IT-Abteilungen, die eigene Agenten entwickeln wollen.
• Geschäftsführung, die schnell einen Überblick braucht.

Egal ob kleines Unternehmen oder Konzern – Copilot spart überall dort Zeit, wo Menschen mit digitalen Informationen arbeiten.

10. Fazit: Was Copilot wirklich ist – und warum es ein Wendepunkt ist

Copilot ist keine Spielerei. Er ist auch kein Roboter, der dich ersetzt.
Er ist ein intelligenter Assistent, der dir Arbeit abnimmt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was zählt.

Das Besondere: Er versteht nicht nur Sprache – sondern auch deinen Arbeitskontext.
Das macht ihn leistungsstärker als viele andere Tools.

Die Kombination aus Microsoft-Integration und KI-Fähigkeit machen Copilot zu einem Tool, das man in Erwägung ziehen kann.

Copilot ist der erste Schritt in eine Arbeitswelt, in der du nicht mehr alles selbst machen musst – sondern nur noch sagen musst, was du willst.

Hier findest du noch mehr Informationen dazu, wann man Copilot und wann man ChatGPT nutzen sollte, um noch effektiver zu werden.