Microsoft Teams Transkription: So funktioniert’s einfach und zuverlässig

Meetings in Microsoft Teams laufen täglich millionenfach. Doch was bleibt nach dem Gespräch? Wer hat was gesagt? Welche Aufgaben wurden vergeben? Genau hier hilft die Microsoft Teams Transkription. In diesem Artikel zeigen wir dir die einfachsten Wege, um deine Besprechungen automatisch mitschreiben zu lassen – verständlich, zuverlässig und datenschutzkonform.

Warum Teams-Meetings transkribieren?

Ganz einfach: Weil man sich nicht alles merken kann. Transkripte helfen dir:

• Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren
• Aufgaben und Zuständigkeiten festzuhalten
• Inhalte mit abwesenden Kolleg:innen zu teilen
• Missverständnisse zu vermeiden

Und: Du sparst dir stundenlanges Nachbereiten.

Die integrierte Microsoft Teams Transkription

Microsoft Teams bringt eine eigene Transkriptionsfunktion mit – du brauchst also kein Extra-Tool. Hier erfährst du, wie es funktioniert.

Voraussetzungen für die integrierte Teams Transkription

Damit die Funktion verfügbar ist, brauchst du:

• Eine Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenz (z. B. E3, E5)
• Die Teams Desktop-App (Web-Version unterstützt keine Transkription)
• Aktivierte Transkriptionsfunktion durch den Admin (kann in der Teams-Admin-Konsole gesteuert werden)

So startest du die Microsoft Teams Transkription (Schritt für Schritt)

1. Starte dein Meeting wie gewohnt in Microsoft Teams.
2. Klicke oben im Menü auf die drei Punkte ("Weitere Aktionen").
3. Wähle „Transkription starten“.
4. Teams beginnt sofort mit der Mitschrift. Die Transkription läuft live mit.
5. Jeder Teilnehmer sieht: Das Meeting wird transkribiert (Transparenz!).
6. Nach dem Meeting findest du das Transkript:
   • Im Kalender-Eintrag zum Meeting
   • Im Chatverlauf unter „Aufzeichnung und Transkript“
   • Als Word- oder VTT-Datei zum Download

Vorteile der Teams-eigenen Lösung

• Direkt in Teams integriert – kein zusätzliches Tool nötig
• Sprecher:innen werden automatisch erkannt (mit Namen!)
• Alles bleibt in Microsoft 365 – datenschutzfreundlich für viele Unternehmen

Grenzen der integrierten Funktion

• Funktioniert nur mit bestimmten Microsoft-Lizenzen
• Nur in der Desktop-App verfügbar
• Nicht alle Sprachen werden unterstützt (Deutsch ist dabei)
• Keine Zusammenfassungen oder Aufgabenlisten

Wenn dir das reicht: Super! Falls du mehr willst – lies weiter.

Alternative: Externe Transkriptionssoftware für Microsoft Teams

Wenn du mehr Funktionen brauchst – zum Beispiel automatische Zusammenfassungen, Aufgabenlisten oder mehrsprachige Unterstützung – lohnt sich ein Blick auf spezialisierte Tools. Sally z.B. integriert sich direkt in Microsoft Teams.

Hier eine Zusammenfassung für Microsoft Teams Transkription:

Sally – Die Business-Lösung mit DSGVO-Sicherheit

Sally ist ein europäischer KI-Meeting-Assistent. Sie tritt automatisch deinem Teams-Meeting bei (via Kalendereinladung oder direkter Einladung), transkribiert alles live, erkennt Sprecher:innen und erstellt direkt nach dem Meeting:

• Zusammenfassungen mit den wichtigsten Punkten
• Aufgabenlisten mit Verantwortlichen
• Redeanteilsanalysen und Zeitmarken

Alles läuft DSGVO-konform, auf europäischen Servern. Ideal für Unternehmen mit hohen Datenschutzansprüchen.

Warum nicht einfach die Microsoft Teams Transkription nutzen?

• Man ist im Microsoft Ökosystem gefangen. Die Microsoft Teams Transkripte bleiben im Ökosystem. Integrationen in andere Tools oder CRM-Systeme sind nicht ohne Umstände möglich. Tools wie Sally bieten diese Möglichkeit.
• Die Funktionen lassen  zu wünschen übrig. Ergebnisse von spezialisierten Tools sind hochwertiger, individualisierbar und abgestimmt auf Meeting Typen, Berufsgruppe etc.

Datenschutz und Rechtliches – Was du wissen musst

Egal ob mit Microsoft Teams oder externen Tools: Sobald ein Meeting aufgezeichnet oder transkribiert wird, gilt:

• Alle Teilnehmenden müssen informiert werden
• Bei externen Tools: Prüfen, wo die Daten gespeichert werden
• Besser mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) bei sensiblen Inhalten
• Sally und andere europäische Anbieter sind hier im Vorteil (EU-Hosting, DSGVO)

Tipps aus der Praxis

Damit deine Transkription wirklich funktioniert:

1. Teste die Funktion vor dem Meeting – nicht währenddessen.
2. Sprich klar und strukturiert – das hilft der Spracherkennung.
3. Benutze Headset oder gutes Mikro – für bessere Ergebnisse.
4. Nutze Transkripte als Ausgangspunkt – nicht als fertiges Protokoll.
5. Lösche alte Transkripte rechtzeitig, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Fazit: Microsoft Teams Transkription leicht gemacht

Meetings müssen nicht in Vergessenheit geraten. Mit der Transkriptionsfunktion in Microsoft Teams – oder einem passenden Tool wie Sally – wird jedes Gespräch dokumentiert. Ob du einfach nur mitschreiben willst oder ganze Aufgabenlisten automatisch erstellen lassen möchtest: Es gibt eine Lösung für jeden Bedarf.

Teste die integrierte Funktion, vergleiche mit externen Tools – und finde die Variante, die am besten zu deinem Team passt. Denn: Gut dokumentierte Meetings bedeuten weniger Nachfragen, mehr Klarheit und bessere Zusammenarbeit.

Unsicher, ob du wirklich Sally anstatt die integrierte Funktion von Teams nutzen solltest? Teste Sally kostenlos und beantworte es dir selbst.