Die 9 besten Microsoft Copilot Alternativen in 2025: Bessere Transkription mit diesen Tools!

Warum Alternativen zu Microsoft Copilot gefragt sind

Microsoft Copilot ist ein nützlicher KI-Assistent, der tief in das Microsoft-365-Ökosystem eingebunden ist. Besonders für Unternehmen, die ihre gesamte Kommunikation und Dokumentation bereits über Microsoft-Produkte organisieren, bietet Copilot eine bequeme Ergänzung. Er ermöglicht es, Meetings zusammenzufassen, Aufgaben zu identifizieren und Inhalte in Word, Outlook oder Teams weiterzuverarbeiten.

Trotzdem ist Copilot kein spezialisiertes Transkriptionstool. Es fehlen grundlegende Funktionen wie Exportformate für Transkripte, erweiterte Gesprächsanalysen, oder Anbindungen an externe Tools wie CRM-Systeme, Projektmanagement-Tools oder Kalender außerhalb von Microsoft. Für Unternehmen mit individuellen Workflows, besonderen Datenschutzanforderungen oder gemischten Softwareumgebungen ist es sinnvoll, sich nach Alternativen umzusehen.

Worauf man achten muss bei der Auswahl der richtigen Copilot Alternative

• Datenschutz: Werden Daten DSGVO-konform verarbeitet? Gibt es Hosting in der EU?
• Sprachunterstützung: Wie gut erkennt das Tool Sprachen und Dialekte?
• Integration: Lassen sich andere Plattformen wie Notion, Trello, Kalender usw. einbinden?
• Funktionen: Gibt es automatische Zusammenfassungen, Coaching-Features oder Aufgabenverteilung?
• Preismodell: Ist das Tool flexibel und transparent kalkulierbar?

Die besten Microsoft Copilot Alternativen in 2025

1. Sally – Die All-in-One-Lösung für Teams

Bei Sally werden alle Daten DSGVO-konform in der EU gehostet – auf Wunsch sogar lokal. Das Tool erkennt nicht nur gesprochene Inhalte, sondern analysiert auch Gesprächsdynamik, Aufgabenverteilungen und Kundenreaktionen. Besonders hervorzuheben ist die tiefe Integration in CRM-, Kalender- und Projektmanagement-Systeme. Mehr als 5.000 Tools lassen sich per Klick einbinden. Mit Dialekterkennung, benutzerdefiniertem Vokabular und Coaching-Funktionen eignet sich Sally besonders für Teams, die Wert auf Effizienz und Datenschutz legen.

Sally bietet automatische Aufgabenverteilung, flexible Zusammenfassungen je nach Meeting-Typ und ein übersichtliches Dashboard zur Performanceanalyse. Egal ob im Vertrieb, Kundenservice oder Projektmanagement – mit Sally lassen sich Besprechungen strukturiert vorbereiten, analysieren und auswerten.

Pro:

• Höchste Datenschutzstandards
• Analyse von Gesprächsdynamik, Aufgaben und Einwänden
• Starke Tool-Integration (über 5.000 Schnittstellen)
• Coaching-Funktionen und Meeting-Vorbereitung
• Unterstützt Offline-Meetings mit einer App

Contra:

• Keine Echtzeit-Transkription (Analyse erfolgt direkt nach dem Meeting)

2. Fireflies.ai – US-Tool mit breiter Plattformunterstützung

Fireflies.ai stammt aus den USA und ist besonders für seine Echtzeit-Transkription bekannt. Besonders bei Google Meet funktioniert diese Funktion sehr zuverlässig. Die Plattform ist kompatibel mit Zoom, Teams, Webex und weiteren Tools. Auch bei der Sprachauswahl ist Fireflies stark: Über 60 Sprachen werden unterstützt. Für international arbeitende Teams ist das ein Pluspunkt.

Die Gesprächsanalyse umfasst Basisfunktionen wie Redeanteile, Stimmungserkennung und automatische Themenextraktion. Die Daten werden allerdings auf US-Servern gespeichert, was für Unternehmen mit Sitz in der EU problematisch sein kann. Darüber hinaus fehlen tiefere Coaching-Features, und die Analyse ist weniger individualisierbar als bei europäischen Alternativen.

Pro:

• Echtzeit-Transkription in Google Meet
• Große Sprachvielfalt (über 60 Sprachen)
• Kompatibel mit vielen Videoplattformen

Contra:

• US-Datenverarbeitung
• Begrenzte Gesprächsanalysen

3. Jamie AI – Copilot Alternative mit Offline-Unterstützung

Jamie AI aus Deutschland bietet eine DSGVO-konforme Lösung, die sich besonders für hybride Arbeitsformen eignet. Offline-Meetings können mit einem mobilen Gerät aufgezeichnet und später transkribiert werden. Die Spracherkennung ist solide, unterstützt allerdings weniger Sprachen als Sally oder Fireflies.

Ein Pluspunkt ist die einfache Bedienbarkeit. Jamie bietet solide Grundfunktionen wie Sprechererkennung, manuelle Nachbearbeitung und Aufgabenkennzeichnung. Für Unternehmen, die einfache Transkription ohne Coaching- oder Analysefunktionen benötigen, ist Jamie eine passende Lösung. In puncto Integration ist das Tool auf gängige Anwendungen beschränkt.

Pro:

• DSGVO-konform
• Unterstützt auch Offline-Meetings
• Intuitive Benutzeroberfläche

Contra:

• Eingeschränkte Sprach- und Analysefunktionen
• Wenige Integrationen

4. Otter.ai – Bekannte Copilot Alternative mit Datenschutzlücken

Otter.ai gehört zu den bekanntesten Tools für Meeting-Transkription und bietet eine solide Echtzeitfunktion. Es eignet sich besonders gut für Einzelpersonen oder kleine Teams, die eine schnelle und unkomplizierte Lösung suchen. Otter erkennt Sprecher, erstellt einfache Zusammenfassungen und ist sehr einfach zu bedienen.

Allerdings beschränkt sich Otter auf eine geringe Anzahl unterstützter Sprachen (Englisch, Spanisch, Französisch) und bietet wenig Tiefe in der Analyse. Die Datenverarbeitung erfolgt in den USA, was für EU-Unternehmen datenschutzrechtlich kritisch sein kann. Zudem fehlen Coaching-Funktionen oder die Möglichkeit zur Individualisierung der Meeting-Zusammenfassung.

Pro:

• Echtzeit-Transkription
• Sehr einfache Bedienung
• Günstiger Einstieg

Contra:

• Eingeschränkte Sprachauswahl
• US-Hosting, keine DSGVO-Garantie

5. Bliro.io – Sofort-Notizen ohne Bot, aber eingeschränkt bei Funktionen

Bliro.io aus Deutschland bietet eine Echtzeit-Erfassung ohne Bot-Einladung. Die Software läuft im Hintergrund und transkribiert Gespräche direkt am Endgerät – ideal für persönliche Meetings. Die DSGVO-Konformität ist gewährleistet, allerdings ist die Transkription auf etwa 15 Sprachen beschränkt.

Die Integration in bestehende Systeme ist weniger umfangreich als bei Sally. Coaching- oder Analysefunktionen fehlen weitgehend. Bliro eignet sich eher für Nutzer, die schnelle Notizen im Gespräch benötigen, ohne großen Aufwand oder zusätzliche Konfiguration.

Pro:

• Kein Bot nötig – läuft im Hintergrund
• DSGVO-konform
• Einfache Nutzung für Präsenz-Meetings

Contra:

• Kaum Analysefunktionen
• Eingeschränkte Integrationen

6. Happy Scribe – Große Sprachauswahl, aber begrenzte Automatisierung

Happy Scribe bietet eine umfangreiche Transkriptionslösung mit Unterstützung für über 130 Sprachen. Neben der automatisierten Transkription gibt es auch einen Service mit manueller Nachbearbeitung durch echte Menschen. Das Tool eignet sich daher besonders für Projekte mit hohen Genauigkeitsanforderungen – etwa bei Untertiteln oder offiziellen Mitschriften.

Die Plattform ist EU-gehostet und erfüllt die DSGVO-Anforderungen. Allerdings fehlen viele Funktionen, die bei anderen Tools Standard sind: etwa automatische Aufgabenverteilung, CRM-Integrationen oder tiefergehende Gesprächsanalysen. Auch bei der Automatisierung muss man bei Happy Scribe viele Schritte manuell durchführen. Für Nutzer mit klar umrissenen Transkriptionsprojekten ist das Tool ideal, aber für dynamische Meeting-Workflows ist es weniger geeignet.

Pro:

• Über 130 unterstützte Sprachen
• Menschliche Nachbearbeitung möglich
• EU-Datenhosting, DSGVO-konform

Contra:

• Kaum Automatisierungen oder Coaching-Tools
• Manuelle Prozesse dominieren

7. tl;dv – Ideal für Teams mit Social-Media-Fokus

tl;dv ist ein cloudbasiertes Transkriptionstool, das Meetings in Zoom oder Google Meet aufzeichnet und anschließend transkribiert. Besonders auffällig ist die Möglichkeit, kurze Clips aus Meetings zu schneiden – ideal für Unternehmen, die Inhalte für Social Media oder interne Kommunikation aufbereiten möchten.

Die Spracherkennung ist gut, allerdings bietet tl;dv keine spezielle Dialekterkennung oder tiefere Analysen. Für kreative Teams mit Fokus auf Content Creation kann tl;dv dennoch spannend sein.

Pro:

• Meeting-Clips für Social Media
• Intuitive Bedienung
• Gute Grundfunktionen

Contra:

• Keine umfassende DSGVO-Garantie
• Eingeschränkte Analyse- und Coaching-Funktionen

8. Tucan.ai – Copilot Alternative mit wenig Transparenz

Tucan.ai positioniert sich als intelligente Meeting-KI aus Deutschland. Das Tool erfüllt DSGVO-Vorgaben und bietet eine solide Basis mit Transkription, Sprechererkennung und Exportfunktionen. Auffällig ist, dass viele Details nur über direkte Gespräche mit dem Vertrieb einsehbar sind – etwa Preise, Integrationen oder Coaching-Möglichkeiten.

Ein interessantes Feature ist die Auswertung von Forschungsdaten. Dafür fehlt es aber an breiter Integration in andere Tools. Wer mit sensiblen Daten arbeitet und bereit ist, sich aktiv mit dem Tool auseinanderzusetzen, findet in Tucan.ai eine passende Lösung. Für kleine Teams oder Nutzer ohne IT-Unterstützung kann der Einstieg jedoch umständlich sein.

Pro:

• DSGVO-konform
• Geeignet für Forschung und strukturierte Analysen

Contra:

• Intransparente Preisstruktur
• Wenige öffentlich verfügbare Informationen

9. Sonix – Fokus auf schnelle Transkription, weniger auf Analyse

Sonix bietet eine sehr gute Transkriptionsqualität für über 40 Sprachen und glänzt vor allem bei der Nachbearbeitung. Das integrierte Bearbeitungstool ermöglicht schnelles Editieren und Exportieren in verschiedenen Formaten. Besonders für Medienunternehmen oder journalistische Nutzung ist Sonix interessant.

Was fehlt, sind Coaching-Funktionen, CRM-Integrationen oder tiefere KI-Analysen. Auch Datenschutz bleibt ein Fragezeichen, da keine eindeutige DSGVO-Garantie besteht. Wer einfache und schnelle Transkription ohne Analysebedarf sucht, findet in Sonix eine günstige und effektive Lösung.

Pro:

• Sehr gute Transkriptionsqualität
• Intuitiver Bearbeitungseditor
• Breite Sprachauswahl

Contra:

• Keine Analyse- oder Coaching-Funktionen
• Unsichere Datenschutzlage für EU-Nutzer

Fazit: Welche Copilot Alternative ist die beste Wahl?

Microsoft Copilot ist ideal für alle, die sich im Microsoft-365-Kosmos bewegen und dort eine einfache Unterstützung bei der Dokumentation von Meetings suchen. Doch sobald es um Datenschutz, tiefere Analysen, flexible Integrationen oder Coaching geht, stoßen viele Nutzer schnell an Grenzen.

Die neun vorgestellten Alternativen zeigen: Es gibt für jeden Anwendungsfall passende Lösungen. Sally sticht besonders hervor durch umfassende Funktionen, hohe Präzision bei deutschsprachigen Inhalten und maximale DSGVO-Konformität. Wer viel mit Video arbeitet, ist mit tl;dv gut beraten. Fireflies und Otter punkten bei der Echtzeit-Transkription.

Die Wahl der richtigen Copilot Alternative hängt am Ende stark von deinen Anforderungen ab. Ob einfache Mitschrift oder tiefgehende Meeting-Analyse mit Vertriebs-Coaching. Wer Wert auf Sicherheit, Anpassbarkeit und Zukunftsfähigkeit legt, ist mit einer spezialisierten Lösung wie Sally auf der sicheren Seite.