Die besten KI Tools für Besprechungen: Tools und Meeting Typen im Vergleich

Nicht jedes Team braucht dasselbe. Nicht jede Besprechung ist gleich. Deshalb zeigt dir dieser Artikel nicht einfach nur die besten KI-Tools. Sondern hilft dir dabei, das richtige Tool für deine Situation zu finden. Egal ob du schnell Protokolle brauchst, Aufgaben automatisch erfassen willst oder einfach nur Ordnung ins Meeting-Chaos bringen willst. Dieser Artikel hilft dir das optimale KI Tool für Besprechungen zu finden

Für wöchentliche Team-Check-ins

Diese Besprechungen sind oft kurz, aber sie enthalten viele kleine Aufgaben und Absprachen. Wichtig ist, dass alle wissen, was beschlossen wurde – und wer sich worum kümmert. Manuell mitzuschreiben kostet Zeit und lenkt ab.

Sally AI: KI Tool als voll automatische Assistenz

Sally AI eignet sich hier besonders gut. Es erkennt automatisch Aufgaben, auch wenn sie nur indirekt genannt werden. Aussagen wie „Ich kümmer mich drum“ oder „Das machen wir nächste Woche“ werden zuverlässig in Aufgaben umgewandelt. Am Ende des Meetings bekommst du eine klare Zusammenfassung inklusive To-Do-Liste und Zielverfolgung. Besonders praktisch: Sally zeigt dir, wie viel jede Person gesprochen hat und wo es Rededominanzen gibt.

Fireflies.ai: KI Tool mit solider Automatisierung in der wöchentlichen Besprechung

Fireflies.ai ist ebenfalls eine gute Wahl für Check-ins. Das Tool erstellt automatisch Notizen, erkennt Themen und Aufgaben und bewertet sogar die Stimmung der Besprechung. Es lässt sich einfach mit Tools wie Asana oder ClickUp verbinden, sodass Aufgaben sofort übernommen werden können.

Beide Tools sorgen dafür, dass kurze Besprechungen nicht nur nett sind, sondern wirklich etwas bringen.

Für strategische Führungstreffen

In Führungsrunden geht es um Entscheidungen, Richtung und Verantwortung. Hier brauchst du keine minutiöse Mitschrift, sondern eine strukturierte Zusammenfassung, die alle wichtigen Punkte, offenen Fragen und Zuständigkeiten abbildet.

Sally AI: Umfangreiche Funktionen als Hilfestellung

Sally AI überzeugt in diesem Szenario besonders durch seine Fähigkeit, Ziele und Verantwortlichkeiten automatisch zu erkennen und übersichtlich darzustellen. Es liefert dir nach dem Meeting eine Zusammenfassung mit klaren Themenblöcken, Entscheidungen und Aufgabenverteilung. Auch Rückfragen und Kritikpunkte werden festgehalten, was die Nachbereitung erleichtert. Zusätzlich helfen die vorgefertigten oder individualisierbaren Meeting Typen.

Otter.ai: KI Tool mit Live Transkription

Otter.ai bietet den Vorteil, dass du während des Meetings schon live mitlesen kannst. Das ist hilfreich, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen oder du direkt Rückfragen stellen willst. Nach dem Meeting kannst du mit dem eingebauten KI-Chatbot gezielt nach Informationen suchen – etwa: „Was war die Entscheidung zur Budgetverteilung?“.

Gerade bei Führungsmeetings machen diese Tools den Unterschied zwischen einem vagen Austausch und klarer Entscheidungsdokumentation.

Für Kundengespräche oder Sales-Calls

In Verkaufsgesprächen oder Kundenterminen zählt jede Formulierung. Wer zuhört, verkauft besser. Gleichzeitig willst du das Gesagte festhalten, ohne abgelenkt zu wirken. Genau hier helfen KI-Tools enorm.

Fireflies.ai: KI Tool für internationale Besprechungen

Fireflies.ai bietet automatische Spracherkennung in über 60 Sprachen und erkennt, ob ein Gespräch eher positiv, neutral oder kritisch verlief. Nach dem Call erhältst du ein strukturiertes Transkript, markierte wichtige Aussagen und eine Aufgabenliste. Die Integration in CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot funktioniert reibungslos.

tl;dv: Markieren von Aussagen im Sales Call

tl;dv bietet dir zusätzlich die Möglichkeit, während des Gesprächs mit einem Klick bestimmte Aussagen zu markieren. Diese tauchen später in der Zusammenfassung als Highlights auf. Du kannst außerdem Meeting-Vorlagen nutzen – zum Beispiel speziell für Sales-Calls – damit jedes Gespräch gleich gut dokumentiert ist.

Sally Sales Assistant: umfangreiche Analysen

Sally bietet für Sales- oder Cold-Calls Analysen und Playbooks. Das heißt: Einwände und Fragen sowie die Antworten darauf werden analysiert. Außerdem kann man für jeden Sales Call verschiedene Ziele festlegen. Sally checkt automatisch, ob die Punkte gesagt und abgearbeitet wurden. Und gibt aufbereitet Rückmeldung.

Alle drei Tools helfen dir, fokussiert zu bleiben und den Kunden besser zu verstehen – ohne Zettel oder ablenkende Notizen.

Für interne Projektbesprechungen

Projektmeetings sind oft chaotisch. Viele Themen, viele Stimmen, viele Aufgaben. Umso wichtiger ist es, dass nichts verloren geht – und dass alle wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Sally AI: Intelligentes KI-Tool mit vielen Automationen

Sally AI glänzt hier mit seiner Ziel- und Aufgabenlogik. Das Tool erkennt nicht nur Aufgaben, sondern auch, wie sie sich auf vorher besprochene Ziele beziehen. Es verknüpft die Inhalte logisch und macht die Nachverfolgung leichter. Besonders bei regelmäßigen Projektbesprechungen hilft das, strukturiert zu bleiben. Zusätzlich unterstützen die Meeting Typen von Sally dabei.

tl;dv: Das Tool für Highlights aus dem Meeting

tl;dv eignet sich ebenso gut, wenn du in Projekten unterschiedliche Besprechungstypen hast – etwa Retros, Daily Standups oder Reviews. Du kannst für jede Art ein eigenes Template nutzen. Die wichtigsten Aussagen werden automatisch in eine übersichtliche Struktur gebracht, die du direkt exportieren oder teilen kannst.

So sorgen beide Tools für Klarheit im Projekt und verhindern, dass Aufgaben irgendwo im Raum hängen bleiben.

Für sensible oder rechtlich relevante Besprechungen

Nicht jede Besprechung darf in der Cloud landen. Über Cloud und Datenschutz sollte man sich Gedanken machen. Gerade in sensiblen Bereichen wie Recht, Forschung oder Verwaltung brauchst du volle Kontrolle über deine Daten.

Tucan: KI-Tool mit höchsten Datenschutz Standards

Tucan.ai bietet hier ein extrem hohes Maß an Datenschutz. Das Tool wird auf deutschen Servern betrieben – alternativ kannst du es sogar komplett lokal in deinem Unternehmen installieren. Es erstellt präzise Protokolle mit Quellenbezug und eignet sich besonders für formelle Dokumentation.

Sally AI: DSGVO-konformes KI-Tool für deine Besprechungen

Sally AI bietet ebenfalls DSGVO-konformes Hosting in der EU. Es dokumentiert strukturiert, hält sich an rechtliche Standards und lässt sich gut in bestehende Systeme integrieren. Besonders praktisch: Es fragt bei Bedarf die Zustimmung der Teilnehmenden automatisch ab.

Diese Tools eignen sich perfekt, wenn du auf Nummer sicher gehen musst – ohne auf moderne Funktionen zu verzichten.

Fazit: Besprechung ist nicht gleich Besprechung

Wenn du einfach nur eine gute Mitschrift willst, findest du viele Tools. Aber wenn du gezielt das richtige Tool für deine Art von Besprechung auswählst, bringt dir das viel mehr. Ob Team-Check-in, Führungsgespräch oder Kunden-Call – Sally AI zeigt sich in vielen Situationen als starke Allround-Lösung für Meetings mit Fokus auf Klarheit und Struktur. Aber auch andere Tools haben ihre Stärken in speziellen Anwendungsfällen.