Bessere Meeting-Notizen: 7 Tipps, die funktionieren

Mit einem einfachem System zu besseren Meeting Notizen

Meetings kosten Zeit – und nicht selten gehen die wichtigsten Punkte dabei verloren. Doch mit guten Notizen kannst du das verhindern: Sie helfen dir, Aufgaben im Blick zu behalten, Entscheidungen festzuhalten und Projekte voranzubringen. Das Beste daran? Es braucht kein kompliziertes System. In diesem Artikel bekommst du 7 einfache Tipps, mit denen du sofort bessere Meeting-Notizen machst – ganz ohne Extra-Aufwand.

1. Nutze ein einfaches Grundgerüst für deine Meeting Notizen

Ob digital oder auf Papier: Ein klarer Aufbau hilft dir, den Überblick zu behalten. Bewährt hat sich folgende Struktur:

• Datum und Thema des Meetings
• Teilnehmende Personen
• Agenda-Punkte
• Wichtige Aussagen oder Ergebnisse
• Entscheidungen und nächste Schritte
• To-dos mit Zuständigkeit und Frist

Wenn du diese Struktur einmal verinnerlicht hast, wirst du deutlich fokussierter mitschreiben – und auch andere verstehen später sofort, worum es ging.

2. Wähle das passende Notizsystem

Nicht jedes Meeting ist gleich – und nicht jede Notizmethode passt zu jedem Stil. Drei Systeme haben sich besonders bewährt:

• Cornell-Methode: Eine Seite wird in zwei Spalten unterteilt – links kommen Stichworte oder Fragen, rechts deine Notizen. Unten fasst du das Wichtigste kurz zusammen. Gut für strukturierte Meetings.
• Outline-Methode: Du orientierst dich an der Agenda und notierst stichpunktartig untereinander, mit Einrückungen für Details. Ideal für Meetings mit klaren Themenblöcken.
• Mindmap: Du startest mit dem zentralen Thema in der Mitte und verzweigst dich mit Unterpunkten. Gut für Brainstormings oder kreative Meetings, in denen Zusammenhänge wichtig sind.

Teste ruhig verschiedene Methoden – oft ergibt sich eine persönliche Mischung, die für dich am besten funktioniert.

3. Meeting Notizen handschriftlich oder digital? Finde deinen Stil

Viele fragen sich: Soll ich per Hand mitschreiben oder am Laptop tippen? Die Antwort hängt von deinem Stil ab:

• Handschriftliche Notizen helfen dir oft, besser zuzuhören und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Du schreibst langsamer – und das ist oft ein Vorteil.
• Digitale Notizen lassen sich leichter durchsuchen, weitergeben und bearbeiten. Sie sind ideal, wenn du viel teilst oder auf mehrere Geräte zugreifen willst.
• Tablets mit Stift (z. B. iPad mit GoodNotes oder Notability) bieten dir das Beste aus beiden Welten.

Wichtig ist: Nutze die Variante, bei der du konzentriert bleibst – und die zu deinem Arbeitsalltag passt.

4. Bereite dich mit einer Vorlage oder Agenda auf dein Meeting vor

Gute Notizen beginnen vor dem Meeting. Wenn du schon vorab weißt, worum es geht, fällt dir das Mitschreiben viel leichter.

Lade dir eine einfache Vorlage herunter oder baue dir ein Standarddokument mit den wichtigsten Abschnitten. Wenn die Agenda feststeht, kannst du die Punkte schon anlegen und später einfach ergänzen. So bleibst du im Meeting fokussiert – und deine Notizen wirken direkt klarer.

5. Halte Entscheidungen und Aufgaben in den Meeting Notizen deutlich fest

Du musst nicht jedes Wort aufschreiben. Aber Entscheidungen und To-dos sollten unbedingt in deinen Notizen auftauchen – klar, knapp und eindeutig.

• Wer macht was?
• Bis wann?
• Was wurde beschlossen?

Wenn du diese drei Fragen beantworten kannst, hast du schon viel gewonnen. So kannst du sicherstellen, dass dein Team nach dem Meeting weiß, was zu tun ist – und nichts untergeht.

6. Überarbeite deine Meeeting Notizen direkt nach im Anschluss

Die beste Zeit, um deine Notizen durchzugehen? Direkt nach dem Meeting. Dann ist alles noch frisch im Kopf und du merkst sofort, wenn etwas fehlt oder unklar formuliert ist.

Nimm dir 5 Minuten Zeit, um offene Punkte zu ergänzen, Formulierungen zu glätten und die Notizen an dein Team weiterzuleiten. Wenn du digital arbeitest, kannst du auch direkt Aufgaben in Tools wie Trello oder Asana anlegen.

7. Smarte Meeting Notizen mit KI-Tools

Wenn du oft mitschreibst, aber eigentlich lieber zuhören würdest, kann dir ein KI-Tool viel Arbeit abnehmen. Zum Beispiel Sally: Die Plattform erkennt automatisch, was wichtig ist  und erstellt daraus strukturierte Notizen mit Entscheidungen, To-dos und Zusammenfassungen.

Du kannst Sally so einstellen, dass sie automatisch an Meetings teilnimmt und die Ergebnisse direkt an dich oder dein Team sendet. Besonders praktisch: Die Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet – ideal, wenn du auf Datenschutz achtest.

So sparst du Zeit, hast saubere Ergebnisse und kannst dich im Meeting ganz auf das Gespräch konzentrieren.

Meeting Notizen: Mit einem einfachen System oder voll automatisch

Gute Meeting-Notizen sind kein Hexenwerk. Mit ein paar einfachen Gewohnheiten und der passenden Methode kannst du sofort bessere Ergebnisse erzielen – ganz ohne mehr Zeit zu investieren.

Probiere aus, was für dich funktioniert: Struktur, Methode, Medium – und wenn du willst, auch ein KI-Tool wie Sally (du kannst Sally kostenlos testen). So werden deine Notizen zum echten Produktivitäts-Booster.