Zoom AI Companion Alternativen: Die besten Tools für dich!

Was ist der Zoom AI Companion?

Der Zoom AI Companion ist der KI-Assistent von Zoom – eine Funktion, die in bezahlten Zoom-Abos integriert ist und Nutzer bei der Dokumentation, Zusammenfassung und Nachbereitung von Meetings unterstützt. Ziel ist es, den Arbeitsalltag effizienter zu machen: Meetings werden automatisch transkribiert, Aufgaben erkannt und E-Mail-Vorschläge auf Basis des Gesprächsverlaufs erstellt.

Außerdem bietet der AI Companion eine Funktion namens "Catch Me Up" – ein kurzer Rückblick auf bisher Gesagtes, falls man verspätet in ein Meeting einsteigt. In Zoom Docs, Zoom Mail und Zoom Whiteboards kann die KI auch bei der Textformulierung helfen. Kurz gesagt: Die KI ist darauf ausgelegt, den gesamten Arbeitsablauf innerhalb der Zoom-Welt zu unterstützen.

Was der Zoom AI Companion nicht kann

So praktisch diese Funktionen klingen – der Zoom AI Companion hat auch klare Grenzen. Vor allem: Er funktioniert ausschließlich innerhalb von Zoom. Wer Meetings über Google Meet, Microsoft Teams oder andere Plattformen hält, kann die Funktionen nicht nutzen. Auch klassische Aufnahmen oder Dateien lassen sich nicht transkribieren.

Was noch hinzukommt: Der AI Companion ist ein recht geschlossenes System. Eigene Begriffe oder Fachvokabular können nicht trainiert werden, was in spezialisierten Branchen zu Problemen führen kann. Auch Integrationen in externe Tools wie CRMs oder Aufgabenmanagement-Systeme (z. B. Asana, Salesforce, Trello) sind nicht vorgesehen. Die KI kennt nur, was innerhalb von Zoom passiert.

Für wen lohnt sich Zooms AI Companion und für lohnen sich Alternativen?

Die KI lohnt sich für Unternehmen, die ohnehin tief im Zoom-Ökosystem arbeiten – also Zoom für Meetings, Zoom Mail für E-Mails, Zoom Docs für Dokumentation, Zoom Phone für Telefonie usw. Wer alles in dieser Welt abbildet, profitiert von einem reibungslosen Zusammenspiel.

Aber: Für Unternehmen mit heterogenen Systemlandschaften – z. B. Zoom-Meetings, aber E-Mails über Outlook und Aufgaben in ClickUp – ist der AI Companion weniger sinnvoll. Ohne Integrationen verliert die KI an praktischem Nutzen. Wer zudem Wert auf Anpassbarkeit, Datenschutz oder flexible Nutzung außerhalb von Zoom legt, sollte Alternativen in Betracht ziehen.

Welche Zoom AI Companion Alternativen gibt es?

Sally AI – All-in-One Zoom AI Companion Alternative

Sally AI ist eine deutsche Lösung, die plattformunabhängig arbeitet – egal ob Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Die KI nimmt an Meetings teil, zeichnet mit, erstellt detaillierte Transkripte, automatische Zusammenfassungen und erkennt To-Dos und Entscheidungen. Besonders hervorzuheben ist:

• CRM- und Tool-Integrationen: Sally lässt sich mit über 5000 Tools wie HubSpot, Salesforce, Asana, Trello oder Notion verknüpfen. Aufgaben können direkt weitergeleitet oder CRM-Daten automatisch ergänzt werden.
• Benutzerdefinierte Wörterbücher: Eigene Begriffe, Produktnamen oder Fachausdrücke lassen sich hinterlegen – das sorgt für eine deutlich präzisere Transkription.
• DSGVO-konform & deutsche Server: Sally speichert alle Daten verschlüsselt auf Servern in Deutschland und verzichtet auf Weitergabe an Dritte. Selbst Löschrichtlinien lassen sich einstellen.

Vorteile von Sally:

• Plattformunabhängig (Zoom, Teams, Meet, vor Ort)
• Hohe Genauigkeit & eigene Begriffsdatenbank
• Vollständige Automation von Arbeitsprozessen und Umfangreiche Integrationen in externe Tools
• Datenschutz auf höchstem Niveau
• Hoher Anpassungsgrad (z. B. Templates für Protokolle)

Nachteile von Sally:

• Keine Live-Untertitel während des Meetings
• Keine Echtzeit Transkription

Unique: Sally ist aktuell eines der wenigen Tools, das Datenschutz, Integrationstiefe und individuelle Anpassbarkeit in einer Lösung kombiniert – ideal für den deutschen Mittelstand und Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.

Otter.ai – Zoom AI Companion Alternative mit Echtzeit Funktion

Otter.ai ist vor allem in den USA verbreitet. Es liefert Live-Transkription während Meetings, kann Untertitel anzeigen und erzeugt im Nachgang Meeting-Zusammenfassungen. Otter erkennt Sprecher, erlaubt Mitschriften in Echtzeit und lässt sich mit gängigen Plattformen wie Zoom, Teams und Google Meet verbinden.

Vorteile von Otter:

• Live-Transkription während des Meetings
• Gute Benutzeroberfläche
• Plattformübergreifend nutzbar

Nachteile von Otter:

• Datenschutzproblematisch (US-Anbieter, Daten auf US-Servern)
• Keine starke Mehrsprachigkeit (nur EN, FR, ES)
• Kein eigenes Vokabular möglich

Unique: Otter bietet ein starkes Echtzeiterlebnis – ideal für alle, die Meetings live mitlesen oder später durchsuchen möchten. Für europäische Unternehmen ist der Datenschutz aber ein Schwachpunkt.

Meet Jamie – die Zoom AI Companion Alternative ohne sichtbaren Bot

Jamie ist eine deutsche Lösung, die Meetings ohne sichtbaren Bot im Call aufzeichnet. Stattdessen läuft Jamie im Hintergrund auf dem eigenen Gerät. Das Audio wird aufgezeichnet und später analysiert. Ideal für Offline-Meetings oder alle, die keine KI-Bots in der Teilnehmerliste wollen.

Vorteile von Jamie:

• Kein Bot im Call – ideal für vertrauliche Runden
• Funktioniert auch offline oder in Vor-Ort-Meetings
• Gute Meeting-Zusammenfassungen und Aufgabenliste

Nachteile von Jamie:

• Datenschutzrechtlich heikel: ohne explizite Zustimmung ist eine stille Aufzeichnung problematisch
• Kein Live-Mitlesen oder Live-Transkription
• Bei vielen Meetings recht teuer

Unique: Jamie operiert unauffällig im Hintergrund – ein Vorteil für diskrete Meetings, aber rechtlich nicht unbedenklich, wenn Teilnehmer nicht ausdrücklich zustimmen. Wer auf Sichtbarkeit und Transparenz setzt, sollte sich hier absichern.

Tucan.ai – Zoom AI Companion Alternative maßgeschneidert, aber schwer zugänglich

Tucan.ai richtet sich vor allem an größere Organisationen. Die Plattform bietet ebenso Echtzeit-Transkription, strukturierte Protokolle, und Aufgabenverfolgung. Außerdem lassen sich branchenspezifische Analysevorlagen verwenden – etwa für Behörden, Kanzleien oder Compliance-Meetings.

Vorteile von Tucan:

• Hoher Anpassungsgrad (z. B. Templates für Protokolle)
• On-Premise möglich
• DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland

Nachteile von Tucan:

• Intransparente Preisgestaltung – keine klaren Tarife, nur auf Anfrage
• Zugriff nur über Sales Call – keine direkte Testmöglichkeit ohne Kontaktaufnahme
• Für kleine Unternehmen zu komplex und teuer

Unique: Tucan könnte für Konzerne und Behörden, die eine individuell anpassbare Lösung mit höchstem Datenschutz brauchen, interessant sein. Wer jedoch einfach mal testen möchte, muss sich auf einen Vertriebsprozess einlassen.

Fazit: Welche Zoom AI Companion Alternative passt zu wem?

Wer sich nicht auf Zoom allein verlassen will oder muss, findet am Markt mehrere starke Alternativen – mit ganz eigenen Stärken:

• Sally AI ist die beste Lösung für alle, die Datenschutz, Integrationstiefe und Anpassbarkeit suchen. Besonders geeignet für  professionelle Teams und datensensible Unternehmen.
• Otter.ai ist gut für alle, die live mitlesen möchten und kein Problem mit US-Hosting haben. Perfekt für schnelle Mitschriften.
• Jamie eignet sich für Nutzer, die ohne sichtbaren Bot arbeiten wollen – solange datenschutzrechtlich alles geklärt ist.
• Tucan.ai ist für große Organisationen, die volle Kontrolle wollen – aber nichts für Schnelleinsteiger oder kleine Teams.

Der Zoom AI Companion ist für alle ideal, die vollständig auf Zoom setzen und keine externen Systeme nutzen. Doch sobald man mehr Integration, mehr Freiheit oder mehr Datenschutz will, lohnt sich ein Blick über den Tellerrand.

Gerade wer seine Meetings ernst nimmt – sei es in Vertrieb, Produktentwicklung oder HR – sollte ein Tool nutzen, das nicht nur transkribiert, sondern wirklich mitdenkt.

Und genau das tun viele Alternativen besser als Zoom selbst.

PS: Teste Sally jetzt 4 Wochen kostenlos.