Read.ai DSGVO und Datenschutz: Sichtbarer Bot, aber riskanter Datenexport

1. Read.ai DSGVO und Datenschutz: Die Grundproblematik

Read.ai ist ein KI-Meeting-Assistent, der Gespräche analysiert, transkribiert, Zusammenfassungen erstellt und Meeting-Insights liefert. Dabei nimmt Read über einen sichtbaren Bot an Meetings teil. Das verbessert die Transparenz – ein klarer Vorteil gegenüber unsichtbaren Assistenten. Die große Schwachstelle: Die Daten werden in der Regel in die USA übertragen und dort verarbeitet. Für DSGVO-konforme Nutzung ist das ein entscheidender Knackpunkt.

2. Wie Read.ai arbeitet: Sichtbarer Bot ist ein Vorteil

Der Read.ai-Bot wird aktiv zu Meetings eingeladen und erscheint als Teilnehmer in der Meetingliste. Teilnehmende können den Bot sehen und oftmals wird im Chat auch angezeigt, wer ihn eingeladen hat. Der Bot beobachtet das Meeting in Echtzeit und erstellt automatisch Transkripte, Zusammenfassungen und Meeting-Scores.

Verarbeitet werden:

• Gesprochene Inhalte in Textform
• Namen, Rollen, Zeitpunkte, Meetingstruktur
• Ggf. Stimmungsanalysen und Beteiligungsmetriken

Diese Sichtbarkeit ist für die DSGVO hilfreich – ersetzt aber keine rechtliche Absicherung.

3. Sichtbarkeit reicht nicht aus: DSGVO verlangt mehr

Auch wenn der Bot für alle sichtbar ist, verlangt die DSGVO:

• Art. 5 Abs. 1(a) DSGVO: Verarbeitung muss transparent, fair und nachvollziehbar sein
• Art. 13 DSGVO: Betroffene müssen aktiv informiert werden
• Art. 6 DSGVO: Es braucht eine valide Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse)

In der Praxis wird Read.ai häufig gestartet, ohne dass alle Beteiligten wirklich informiert oder eingewilligt haben. Das ist problematisch – insbesondere bei sensiblen Gesprächen oder externen Teilnehmern.

4. Server außerhalb der EU: Das größere Problem

Read.ai speichert und verarbeitet Daten in den USA. Zwar verweist der Anbieter auf Sicherheitsstandards, doch die zentrale Frage der DSGVO ist: Wer hat Zugriff auf die Daten?

Kritische Punkte:

• Die USA gelten laut Schrems II nicht als sicheres Drittland
• Zugriff durch US-Behörden ist möglich (z. B. durch CLOUD Act)
• DSGVO fordert laut Art. 44 ff. geeignete Schutzmechanismen

Ein einfacher Verweis auf Verschlüsselung oder "wir geben nichts weiter" reicht dabei nicht aus.

5. Read.ai DSGVO und Datenschutz: Wo die Schwierigkeiten liegen

Read.ai ermöglicht eine relativ transparente Nutzung durch seinen sichtbaren Bot. Dennoch braucht es für eine DSGVO-konforme Nutzung:

• Informationspflicht vor oder zu Beginn des Meetings
• Einwilligung aller Beteiligten, insbesondere bei Aufzeichnung oder Weiterverarbeitung
• Vertragliche und technische Absicherung der Datenverarbeitung in den USA

Ohne diese Voraussetzungen drohen Datenschutzverstöße.

6. Read.ai DSGVO und Datenschutz: Realität vs. Praxis

In der Praxis wird Read.ai häufig ohne Einwilligung oder ausreichende Information genutzt. Viele verlassen sich auf die Sichtbarkeit des Bots, obwohl dies rechtlich nicht ausreicht. Auch der Datenfluss in die USA wird selten bedacht oder vertraglich abgesichert.

Für Unternehmen mit hohen Datenschutzstandards ist das ein ernstzunehmendes Risiko.

7. Fazit: Read.ai DSGVO-konform nutzbar – aber nur mit Aufwand

Read.ai punktet durch Sichtbarkeit und Funktionsvielfalt. Aber: Der US-Datenexport bleibt ein großer Stolperstein. Wer Read.ai nutzen möchte, muss:

• Alle Beteiligten klar und rechtzeitig informieren
• Einwilligungen dokumentieren
• Prüfen, ob eine rechtlich sichere Datenverarbeitung außerhalb der EU möglich ist

Alternativen mit Bot und EU-Hosting wie Sally können hier einfacher und sicherer eingesetzt werden.

Disclaimer: Das ist keine Rechtsberatung.