Microsoft Teams Transkription: Meetings automatisch mitschreiben und zusammenfassen

Microsoft Teams Transkription richtig machen

Meetings sind heute ein zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch oft gehen wichtige Informationen verloren – sei es, weil man selbst nicht mitgeschrieben hat oder weil ein Teammitglied gefehlt hat. Genau hier kommt das Thema Microsoft Teams Transkription ins Spiel: Mit der richtigen Lösung kannst du jedes Meeting automatisch aufzeichnen, transkribieren und in präzise Zusammenfassungen verwandeln. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass nichts Wichtiges untergeht.

Microsoft bietet mit Copilot eine eigene Lösung zur Transkription und Zusammenfassung von Meetings an. Doch ist Copilot wirklich die beste Wahl? Oder gibt es spezialisierte Alternativen, die mehr leisten, flexibler sind und besser zu deinem Team passen? In diesem Artikel schauen wir uns beides genau an – und zeigen dir mit Sally AI eine starke Alternative.

Was kann Microsoft Copilot bei der Transkription in Teams?

Microsoft Copilot ist eine KI-Funktion, die direkt in Microsoft 365 integriert ist. In Microsoft Teams kann Copilot während oder nach einem Meeting automatisch:

• den gesprochenen Inhalt transkribieren (also in geschriebenen Text umwandeln),
• Zusammenfassungen der wichtigsten Inhalte erstellen,
• To-dos, Aufgaben und Entscheidungen erkennen und dokumentieren,
• Fragen wie „Was wurde zum Budget gesagt?“ beantworten.

Das macht Copilot zu einem hilfreichen Begleiter, der Meetings verständlicher und besser dokumentiert.

Wo liegen die Grenzen von Copilot bei der Microsoft Teams Transkription?

Copilot hat viele Stärken, vor allem in der Zusammenarbeit mit anderen Microsoft-Tools. Doch gerade wenn du mehr willst als die Grundfunktionen oder außerhalb der Microsoft-Welt arbeitest, stößt Copilot schnell an seine Grenzen:

1. Starke Bindung an das Microsoft-Ökosystem

Copilot funktioniert nur innerhalb von Microsoft Teams und der Microsoft 365-Umgebung. Eine Integration mit externen Tools wie Asana, Trello, Salesforce oder Slack ist nicht vorgesehen. Wer seine Daten in anderen Systemen nutzt, hat hier einen klaren Nachteil.

2. Begrenzte Steuerung und Anpassung

Die Zusammenfassungen von Copilot sind automatisch erstellt, lassen sich aber nicht stark personalisieren. Wenn du bestimmte Strukturvorgaben hast oder deine Zusammenfassungen individuell aufbereitet brauchst, sind dir mit Copilot oft die Hände gebunden.

3. Datenschutz und Kontrolle

Microsoft speichert Meetingdaten auf seinen Servern. Für viele Unternehmen – besonders in Europa – ist das ein sensibles Thema. Wer streng auf DSGVO-Konformität achtet oder selbst kontrollieren möchte, wo und wie die Daten verarbeitet werden, braucht mehr Transparenz und Kontrolle.

4. Microsoft Teams Transkription mit eingeschränkter Integration in den Arbeitsalltag

Copilot liefert dir die Ergebnisse – aber wie geht es dann weiter? Aufgaben in externe Tools übernehmen? Meeting-Ergebnisse automatisch mit deinem CRM verknüpfen? Das geht mit Copilot nicht oder nur sehr eingeschränkt.

Warum lohnt sich eine Alternative für die Teams Transkription?

Die automatische Transkription und Zusammenfassung eines Meetings klingt nach einer einfachen Aufgabe – doch sie ist in der Praxis sehr komplex. Sprache muss nicht nur verstanden, sondern auch interpretiert und sinnvoll strukturiert werden. Aufgaben müssen erkannt, Zusammenhänge richtig eingeordnet und Prioritäten klar benannt werden.

Spezialisierte Tools sind genau darauf ausgerichtet. Sie bieten:

• bessere Personalisierung,
• mehr Datensouveränität,
• tiefere Integration in andere Tools,
• und oft auch bessere Erkennungsqualität für Sprache, Inhalte und Kontexte.

Ein solches Tool ist Sally AI – ein Meeting-Assistent, der speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde.

Sally AI – die spezialisierte Alternative zur Microsoft Teams Transkription

Sally AI ist ein KI-gestützter Meeting-Assistent, der sich auf die automatische Transkription, Zusammenfassung und Aufgabenextraktion spezialisiert hat. Anders als Copilot ist Sally nicht nur auf Microsoft beschränkt, sondern lässt sich flexibel mit anderen Tools und Workflows verbinden.

Was macht Sally besonders?

1. Vollautomatische Microsoft Teams Transkription und Zusammenfassung

Sally nimmt automatisch an deinen Meetings teil (auch in Teams) und erstellt direkt nach dem Gespräch:

• eine vollständige Transkription (Wort-für-Wort),
• eine klare, strukturierte Zusammenfassung mit allen wichtigen Punkten,
• eine Liste aller erkannten Aufgaben, Entscheidungen und offenen Fragen.

2. Aufgaben direkt im richtigen Tool

Erkannte Aufgaben werden automatisch an Tools wie Asana, Trello, Notion oder sogar dein CRM übergeben – komplett ohne Copy & Paste. Sally unterstützt über 6000 Integrationen. Über Zapier, Make, Power Automate und auch viele native Integrationen von Sally direkt. Das bedeutet: Was im Meeting beschlossen wurde, landet sofort am richtigen Ort.

3. Datenschutz made in Europe

Sally wurde mit höchsten Datenschutzstandards entwickelt:

• Serverstandort in Europa,
• DSGVO-konform,
• keine Datenweitergabe an Dritte,
• klare Kontrolle über alle gespeicherten Inhalte.

Das macht Sally besonders attraktiv für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.

4. Bessere Spracherkennung und Kontextverständnis

Sally versteht auch Nuancen: „Ich übernehme das“ wird als Aufgabe erkannt. Oder: „Das sollte bis Freitag stehen“ wird automatisch mit einer Deadline versehen. Die KI wurde speziell auf Meetings trainiert und erkennt dadurch auch komplexe Gesprächsverläufe, Ironie oder Wechsel der Sprecher. Außerdem kann man Meetings nach speziellen Templates zusammenfassen lassen.

5. Funktioniert mit Microsoft Teams und anderen Plattformen

Sally ist kompatibel mit Teams, Zoom, Google Meet und vielen weiteren Plattformen. Du kannst also flexibel arbeiten – ganz ohne Tool-Zwang.

6. Vor-Ort-Meetings transkribieren

Nicht alle Besprechungen finden online statt – viele Meetings werden direkt vor Ort abgehalten. Auch hier bietet Sally eine Lösung: Mit der mobilen Aufnahmefunktion oder der Sally App kannst du ganz einfach dein Smartphone oder ein Aufnahmegerät verwenden, um das Gespräch mitzuschneiden. Die Audioaufnahme wird anschließend in Sally hochgeladen und automatisch transkribiert sowie zusammengefasst. So kannst du auch Offline-Meetings lückenlos dokumentieren – egal ob im Büro, bei Kunden oder auf Veranstaltungen.

7. Sally als vollständiger Assistent

Sally kann automatisch auf deinen Kalender zugreifen und erkennt, wann Meetings stattfinden. Sie nimmt dann ohne weiteres Zutun teil (wenn gewünscht), erstellt Transkriptionen, erkennt Aufgaben und verschickt Zusammenfassungen – ganz automatisch. Du musst nichts starten, niemanden einladen oder manuell protokollieren. Sally ist immer dabei und erledigt die Nachbereitung zuverlässig im Hintergrund. Das spart Zeit, reduziert Aufwand und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

So nutzt du Sally AI für deine Microsoft Teams Teams Transkription

Schritt 1: Sally verbinden

Du verknüpfst Sally einmalig mit deinem Microsoft Teams-Konto. Dabei gibst du an, ob Sally automatisch an Meetings teilnehmen darf oder du sie gezielt einlädst.

Schritt 2: Meeting durchführen

Sally nimmt am Meeting teil – ohne, dass du etwas tun musst. Sie hört zu, analysiert, erkennt Aufgaben und bereitet alles für die Nachbereitung auf.

Schritt 3: Nach dem Meeting

• Du erhältst die vollständige Transkription per E-Mail oder direkt in deinem gewünschten Tool.
• Die Zusammenfassung enthält alle wichtigen Themenblöcke und Ergebnisse.
• Aufgaben werden in dein bevorzugtes Projektmanagement-Tool übertragen.

Optional kannst du sogar automatische E-Mails mit der Zusammenfassung an alle Teilnehmer senden lassen.

Für wen eignet sich Microsoft Teams Transkription mit Sally besonders?

Sally ist ideal für alle, die regelmäßig in Meetings sitzen und:

• keine Zeit zum Mitschreiben haben,
• Aufgaben systematisch erfassen und nachhalten wollen,
• DSGVO-konform arbeiten müssen,
• in Microsoft Teams, aber auch darüber hinaus, arbeiten,
• mit vielen anderen Tools vernetzt sind.

Ob Einzelperson, Teamleiter oder ganzes Unternehmen – Sally hilft dabei, Meetings produktiver zu machen und Ergebnisse sofort nutzbar zu machen.

Fazit: Microsoft Teams Transkription mit Copilot oder Sally AI?

Copilot ist eine sinnvolle Lösung für alle, die komplett im Microsoft-Kosmos bleiben und eine einfache Transkription und Zusammenfassung suchen. Wer aber mehr will – mehr Kontrolle, mehr Integration, besseren Datenschutz und intelligentere Meeting-Auswertung – der ist mit Sally AI besser beraten.

Gerade wenn du Wert auf echte Aufgabenverfolgung, tiefe Workflows und rechtssichere Speicherung legst, ist Sally die clevere Microsoft Teams Transkription Alternative.

4 Wochen lang kanst du Sally kostenlos testen, probiere es aus und lasse dich überzeugen.