Happy Scribe DSGVO und Datenschutz: Alles was du wissen musst

1. Happy Scribe DSGVO und Datenschutz: Die Grundfrage

Happy Scribe ist ein KI-gestützter Transkriptionsdienst, der Audio- und Videodateien automatisch in Text umwandelt. Anders als Live-Meeting-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams wird Happy Scribe meist im Nachgang genutzt: Man lädt eine Aufnahme hoch und erhält ein Transkript. Klingt praktisch, doch auch hier gelten die strengen Regeln der DSGVO – insbesondere, wenn Aufnahmen von Gesprächen mit mehreren Personen verarbeitet werden.

2. Wie Happy Scribe arbeitet: Still im Hintergrund

Happy Scribe arbeitet nicht über einen sichtbaren Meeting-Bot, sondern im Hintergrund. Nutzer laden ihre Audio- oder Videodateien manuell hoch, und die Plattform erstellt daraus ein Transkript oder Untertitel. Für alle anderen Beteiligten ist diese Nutzung unsichtbar, solange sie nicht darüber informiert werden.

Verarbeitet werden dabei:

• Gesprochene Sprache (Audio, transkribiert in Text)
• Zeitinformationen und Sprecherzuordnung
• Hochgeladene Mediendateien (auch Gespräche mit personenbezogenen Inhalten)

Happy Scribe gibt an, alle Daten in der EU zu verarbeiten und keine Inhalte für das Training von KI-Modellen zu verwenden.

3. Happy Scribe DSGVO und Datenschutz: Transparenz fehlt oft in der Praxis

Wie bei anderen Tools, die im Hintergrund arbeiten, fehlt auch hier oft die nötige Transparenz. Denn wer eine Aufnahme hochlädt, hat meist nicht explizit das Einverständnis aller darauf zu hörenden Personen eingeholt. Gerade wenn Gespräche aus Meetings, Interviews oder Telefonaten transkribiert werden, ist das problematisch.

Rechtlich liegt hier oft ein Verstoß gegen:

• Art. 5 Abs. 1(a) DSGVO: Rechtmäßigkeit, Transparenz, Treu und Glauben
• Art. 13 DSGVO: Informationspflicht für alle betroffenen Personen

Auch wenn die Aufnahme legal zustande kam, ist die Weiterverarbeitung durch ein Transkriptionstool ohne vorherige Information oder Einwilligung der betroffenen Personen in vielen Fällen nicht zulässig.

4. EU-Hosting: Ein Vorteil – aber kein Freifahrtschein

Happy Scribe wirbt mit DSGVO-Konformität und europäischen Servern. Laut eigenen Angaben erfolgt die gesamte Datenverarbeitung in der EU, ohne Einbindung von US-Cloud-Diensten. Auch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO sind Bestandteil des Angebots.

Aber: Auch wenn die Daten in Europa bleiben, müssen Nutzer dafür sorgen, dass alle Beteiligten über die Verarbeitung informiert wurden. Die Verantwortung liegt nicht bei Happy Scribe, sondern beim hochladenden Nutzer.

5. Was bei Happy Scribe für echte DSGVO-Konformität nötig wäre

Damit Happy Scribe DSGVO-konform genutzt werden kann, ist erforderlich:

• Vorherige Information aller auf der Aufnahme zu hörenden Personen
• Zweckangabe: Warum wird transkribiert und wer erhält das Ergebnis?
• Einwilligung oder klare Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
• Verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Inhalten

Solche Hinweise sollten vor dem Aufzeichnen oder Spätestens vor dem Hochladen kommuniziert und dokumentiert werden. Besonders bei Interviews oder Gruppengesprächen ist das essenziell.

6. Happy Scribe und Datenschutz: Theorie und Praxis

In der Theorie ist Happy Scribe DSGVO-konform nutzbar. In der Praxis aber fehlt oft die nötige Vorbereitung: Aufnahmen werden hochgeladen, ohne dass Einwilligungen eingeholt wurden oder Beteiligte über den Transkriptionsprozess informiert sind.

Das führt zu:

• Verstoßen gegen Datenschutzgrundsätze
• Risiken bei Kontrollen oder Beschwerden
• Unsicherheit in der rechtlichen Bewertung

7. Fazit: Happy Scribe DSGVO- und datenschutzrechtlich sinnvoll, aber nur bei klarer Kommunikation

Happy Scribe bietet technisch eine datenschutzfreundliche Plattform: EU-Hosting, keine Modell-Trainingsnutzung, klare Verarbeitungsverträge. Doch die Nutzung bleibt nur dann DSGVO-konform, wenn die Beteiligten informiert und einverstanden sind.

Wer das Tool bewusst und verantwortungsvoll einsetzt, kann von den Funktionen profitieren, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen. Ohne klare Kommunikation hingegen drohen rechtliche Konsequenzen – selbst bei bester Technik.

Tools wie Sally setzen auf sichtbare Bots, die sich automatisch ankündigen. Dadurch ist die Transparenz von Anfang an gegeben – ein Vorteil im DSGVO-Kontext.

Disclaimer: Das ist keine Rechtsberatung.