Der beste AI Notetaker für deine Meeting Notizen

AI Notetaker: Die Rettung in der Not

Kennst du das Gefühl, nach einem Meeting zwar viele Notizen gemacht zu haben, aber trotzdem den Überblick zu verlieren? Oder hast du genug davon, ständig mitzuschreiben und kaum Zeit zu haben, aktiv am Meeting teilzunehmen? Genau hier kommen AI Notetaker ins Spiel: Smarte Tools, die automatisch mitschreiben, zusammenfassen und To-dos klar zuweisen. Doch wie findest du den passenden Notetaker für dein Team? In diesem Artikel erhältst du klare Empfehlungen, um dein ideales Tool schnell und einfach zu finden.

1. Was dein AI-Notetaker unbedingt können sollte

Nicht jedes Feature ist wirklich hilfreich. Konzentriere dich daher auf folgende Kernfunktionen:

• Automatische Transkription: Ein gutes Tool schreibt automatisch mit, sodass du nichts Wichtiges mehr verpasst.
• Zusammenfassungen: Es sollte Meetings klar und kurz zusammenfassen können.
• Aufgabenerkennung: Das Tool erkennt eigenständig To-dos und ordnet sie den Verantwortlichen zu.
• Einfache Integration: Es sollte gut mit deinen vorhandenen Tools (CRM, Projektmanagement etc.) zusammenspielen.

Mit diesen Grundfunktionen sparst du spürbar Zeit und Aufwand.

2. Datenschutz entscheidet bei AI Notetaker: US-Tools vs. DSGVO-konform

Gerade wenn du mit sensiblen Kundendaten oder internen Informationen arbeitest, ist Datenschutz entscheidend. US-basierte Tools können hier problematisch sein, da sie häufig Daten außerhalb der EU speichern. Dagegen stehen DSGVO-konforme Tools wie Sally, die in Deutschland hosten und alle europäischen Datenschutzrichtlinien erfüllen. Prüfe also genau, wo deine Daten liegen und ob der Anbieter vertragliche DSGVO-Zusagen macht.

3. Finde deinen AI Notetaker: 3 Zielgruppen – 3 Empfehlungen

AI Notetaker für Freelancer & Solo-Nutzer

Als Freelancer brauchst du ein Tool, das einfach funktioniert, günstig oder kostenlos ist und keinen großen Aufwand verursacht.

Fathom

Komplett kostenlos für einzelne Nutzer, sehr einfach zu bedienen (KI Funktionen allerdings sehr eingeschränkt). Ideal, wenn du oft Zoom verwendest und schnelle, automatische Zusammenfassungen brauchst.

tl;dv (Free-Version)

Gut geeignet für Google Meet und Zoom. Unbegrenzte Aufzeichnungen, aber Achtung: Die Free-Version bietet nur grundlegende Funktionen, die umfangreicheren Features sind erst in der kostenpflichtigen Variante verfügbar.

Otter.ai (Free)

Einfache Bedienung, gute Transkription (besonders Englisch). Allerdings stark begrenzte Minuten pro Monat und kaum weitergehende Funktionen in der Gratis-Version.

AI Notetaker für Agenturen & kleine Teams

Für Teams sind automatische Aufgabenintegration, klare Verantwortlichkeiten und einfache Kollaboration entscheidend.

Fireflies.ai

Top Integrationen in viele Tools (Asana, HubSpot, Slack). Erkennt automatisch To-dos. Allerdings solltest du den Datenschutz genau prüfen – Fireflies speichert in der Regel außerhalb Europas, was DSGVO-technisch nicht optimal ist.

Sally AI

Ein starkes, DSGVO-konformes Tool aus Deutschland. Es erkennt zuverlässig Aufgaben, Entscheidungen und synchronisiert sie automatisch mit deinen Tools wie Trello oder deinem CRM. Ideal für Teams, die Datenschutz ernst nehmen.

Airgram

Bietet eine starke Kollaborationsfunktion, gemeinsame Notizen und Agenda-Vorbereitung. Gut geeignet, um Meetings gemeinsam im Team vorzubereiten und nachzubereiten.

AI Notetaker für Unternehmen, Beratungen & datensensible Organisationen

Große Unternehmen und datensensible Branchen brauchen starke Datenschutzgarantien und robuste Funktionen.

Sally

Vollständig DSGVO-konform mit Servern in Deutschland. Hervorragend für detaillierte Notizen, Aufgabenmanagement und umfangreiche Integrationen. Bestens geeignet für Unternehmen, die strenge Datenschutzrichtlinien einhalten müssen.

Supernormal (Business-Version)

Liefert professionelle, klar strukturierte Protokolle. Bietet Datenschutz auf EU-Niveau und SOC2-Zertifizierung – ideal für Beratungen und große Organisationen.

Zoom AI Companion

Sinnvoll, wenn Zoom ohnehin bereits deine primäre Meeting-Plattform ist. Bietet solide Grundfunktionen, aber Vorsicht: US-basierte Speicherung ist nicht ideal für sensible Daten.

4. Kurzcheck: Die AI Notetaker nochmal im Überblick

Hier ein kurzer Überblick über wichtige Tools, die du kennen solltest:

AI Notetaker Sally

Mittelpreisig (mit kostenloser Testversion verfügbar), vollständig DSGVO-konform mit Servern in Deutschland. Hervorragende Aufgabenautomatisierung und Transkriptionsgenauigkeit, unterstützt viele Sprachen und bietet zahlreiche Integrationen wie CRM-Systeme, Projektmanagement-Tools, Slack und Zapier.

AI Notetaker Otter.ai

Die kostenlose Version ist stark begrenzt. Gute Transkription, insbesondere auf Englisch, bietet einfache Zusammenfassungen. Datenschutz nach US-Standards mit eingeschränkter DSGVO-Kompatibilität. Integrationen mit Slack, Zoom und Google Meet.

AI Notetaker tl;dv

Kostenlose Version mit eingeschränkten KI-Funktionen. Bietet gute Transkription und grundlegende Zusammenfassungen sowie Themenfilter. DSGVO-konform mit möglichem EU-Hosting. Unterstützt Slack, Google Meet und Zoom.

AI Notetaker Fireflies.ai

Preislich erschwinglich, jedoch wird der Pro-Plan empfohlen. Wie Sally stark in Integrationen (Asana, Slack, diverse CRM-Systeme), gutes automatisches Aufgabenmanagement, allerdings eingeschränkter Datenschutz aufgrund US-basierter Speicherung.

AI Notetaker Fathom

Kostenlos für Einzelpersonen verfügbar (KI-Funktionen eingeschränkt). Ideal für Zoom-Nutzer, bietet einfache Clips und automatische Highlights sowie grundlegende Zusammenfassungen. US-basiert mit eingeschränkter DSGVO-Konformität. Unterstützt Zoom, CRM-Systeme und Slack.

AI Notetaker Zoom AI Companion

Kostenlos bei Nutzung eines kostenpflichtigen Zoom-Pro-Tarifs. Einfache Zusammenfassungen und vollintegrierte Nutzung innerhalb von Zoom. Datenschutz gemäß US-Standard mit Einschränkungen bezüglich der DSGVO. Unterstützt allerdings nur Zoom und ist im Vergleich zu speziellen Tools schlechter.

5. So startest du in 10 Minuten mit deinem AI Notetaker

Mach dir den Einstieg so einfach wie möglich:

Schritt 1: AI Notetaker auswählen

Wähle ein Tool, das deinen Kernanforderungen entspricht (Datenschutz, Preis, Funktionen).

Schritt 2: Erstes Meeting verbinden

Verknüpfe dein Tool mit deinem Meeting-Dienst (Zoom, Google Meet oder Teams).

Schritt 3: Ergebnisse direkt nutzen

Nutze sofort die generierten To-dos und Zusammenfassungen. Teile sie mit deinem Team oder integriere sie in deine Tools (CRM, Trello etc.).

Bonus-Tipp:

Hole dir immer eine Zustimmung der Meeting-Teilnehmer ein, bevor du einen AI-Notetaker nutzt.

Fazit: Der richtige AI Notetaker macht den Unterschied

Einen AI-Notetaker zu finden, ist kein Hexenwerk. Entscheidend ist, dass du deine Anforderungen kennst und das Tool entsprechend auswählst. Teste unterschiedliche Anbieter und prüfe vor allem den Datenschutz gründlich.

Unser klarer Favorit, besonders in Sachen Datenschutz und Funktionsumfang, ist Sally. Die kostenlose Testphase bietet dir die perfekte Gelegenheit, das Tool risikolos auszuprobieren.

Mit dem passenden AI-Notetaker sparst du Zeit, erhöhst die Klarheit und machst jedes Meeting produktiver. Also, worauf wartest du noch? Starte jetzt!